Bijlageninstructies
Probleem
Burgers sturen verkeerde bijlagen mee.
Oplossing
Bied hulp bij het meesturen van relevante documenten.
- 1. Geef aan welke documenten als bijlage toelaatbaar zijn
- 2. Als de burger een document bij een andere instantie moet aanvragen, vermeld dan duidelijk waar dat moet gebeuren
- 3. Zet bijlageninstructies direct bij de vragen waar de informatie relevant is en geef een samenvattend overzicht van de benodigde bijlagen onderaan het formulier
- 4. Laat burgers in een lijst aanvinken welke bijlagen ze meesturen
- 5. Onderscheid bijlageninstructies van de rest van de tekst met behulp van lettertype, kleurgebruik of typografische opmaak
Wanneer
Als overheidsorganisaties bijlagen nodig hebben ter controle, als bewijsmateriaal of als aanvullende informatie op het formulier. Uiteraard moet eerst zorgvuldig bekeken worden of de bijlagen noodzakelijk zijn, en of de organisatie deze niet op een andere manier kan verkrijgen dan via de invuller.
Achtergrond
Volgens Jansen e.a. (1989, p. 106) zijn er drie soorten bijlagen: documenten waarvan de invuller kopieën mee moet sturen, zelf op te stellen documenten zoals brieven en verzoeken, en aanvullende formulieren. Uit onderzoek van Jansen (1987, 1988) blijkt dat veel fouten werden gemaakt met het toevoegen van bijlagen aan een formulier. Om te voorkomen dat verkeerde bijlagen worden toegevoegd of bijlagen worden vergeten, moet duidelijk worden aangegeven welke bijlagen de invuller moet meesturen (Jansen, 1987, p.10; Jansen, 1988). Gaat het om een bijlage die de invuller zelf moet opstellen, dan moet hij ook weten welke informatie er in moet en in welke vorm. Dergelijke informatie moet in de toelichting van een formulier worden vermeld (Jansen e.a., 1989, p. 106). Duidelijke instructies kunnen daarnaast voorkomen dat de invuller helemaal vergeet bijlagen mee te sturen. Een mogelijke extra maatregel hiertegen is om invullers nadrukkelijk te vragen de bijlagen die ze meesturen aan te vinken in een lijst (Jansen, 1987, p. 9).