Begrijpelijke Formulieren

Probleem

Burgers maken fouten bij het invullen van het antwoord op open vragen.

Oplossing

Kies de juiste presentatievorm voor invulvelden.

• 1. Gebruik korte tekstboxen voor korte antwoorden zoals naam en datum
• 2. Gebruik ruimere tekstgebieden voor lange antwoorden
• 3. Maak de invulvelden groot genoeg om het antwoord in te vullen
• 4. Maak de invulvelden niet onnodig groot. Kleine velden dwingen de invuller tot beknoptheid
• 5. Gebruik geen voorgestructureerde hokjes waarin elke letter afzonderlijk moet worden genoteerd
• 6. Zorg bij open vragen met langere antwoorden dat het drukken op de ‘enter’-toets tijdens het typen niet tot gevolg heeft dat het formulier automatische wordt opgestuurd
• 7. Voorkom dat invullers de tekst die ze typen niet meer zien doordat het antwoord langer is dan de grootte van het zichtbare gedeelte van het tekstgebied
• 8. Plaats de invulvelden dicht bij de vraag
• 9. Geef bij invulvelden duidelijke invulinstructies

Wanneer

Dit geldt voor elk formulier waarbij invullers open vragen moeten beantwoorden.

Achtergrond

Door de juiste presentatievorm voor invulvelden te gebruiken wordt de kans op fout ingevulde gegevens verminderd. De wijze waarop invulvelden gepresenteerd worden kan waardevolle aanwijzingen geven over het antwoord dat van de invuller wordt verwacht (Wroblewski, 2008, p. 116; Lentz, Jochmann & de Jong, 2006, p. 42; Fichter, 2003, p. 60; Jarrett, 2000, p. 3). Zo geeft de grootte van het invulveld een indicatie voor de lengte die het antwoord ongeveer moet of mag hebben (Fichter, 2003, p. 60). Als de antwoordvelden te klein zijn, kunnen invullers in de problemen komen – bijvoorbeeld als hun adres een relatief lange straatnaam heeft. Als de antwoordvelden te ruim zijn, kan de invuller zich afvragen of zijn antwoord verkeerd is als hij veel ruimte overhoudt (Jarrett, 2000, p. 3). Daarnaast hebben invullers volgens Lüdenbach (1984) bij open vragen met veel invulruimte eerder de neiging om onnodig uitgebreide antwoorden te geven. Beperktere invulruimte levert vaak meer relevante antwoorden op, omdat invullers zich dan makkelijker beperken tot de kern (Lüdenbach, 1984, p. 247). Voorgestructureerde invulvelden moeten vermeden worden. Gebruikers worden dan gedwongen over elke letter apart na te denken, wat een grote last is voor de invuller (Bagin, p. 26). Uit onderzoek blijkt dat voorgevormde antwoordhokjes zowel het invullen als het lezen van naamgegevens vertraagt (Barnard & Wright, 1976; Wright & Barnard, 1975). Hetzelfde geldt voor het invullen van numerieke gegevens, zoals postcode of verzekeringsnummer (Barnard, Wright & Wilcox, 1978). Ook voordelen voor de verwerking van gegevens lijken verwaarloosbaar: Jansen en Mulder (1998) vonden geen effect van specifieke handschriftinstructies in combinatie met voorgestructureerde hokjes op verwerkingsfouten of –tijd. Het bleek dat de meeste invullers toch wel voor blokletters kozen, of ze daar nou wel of niet expliciet toe werden geïnstrueerd.

Literatuur

Probleem

Burgers kunnen bij een gesloten vraag met checkboxen het gewenste antwoord niet selecteren, bijvoorbeeld omdat het meest geschikte antwoord er niet tussen staat of omdat de antwoordopties onduidelijk zijn.

Oplossing

Kies de juiste presentatievorm voor checkboxen. Bij dit vraagtype kunnen invullers een of meerdere opties aanvinken uit een lijst mogelijkheden. Dit vraagtype verschilt van radiobuttons, waarbij slechts één antwoordoptie gekozen mag worden.

• 1. Kies antwoordopties die de invuller verwacht
• 2. Zet de opties in een logische volgorde
• 3. Zorg dat de opties elkaar niet overlappen
• 4. Beperk de lijst bij voorkeur tot 5 tot 7 antwoordopties
• 5. Voeg de optie ‘overig’ of ‘niet van toepassing toe’
• 6. Vermeld duidelijk hoeveel opties de burger mag aanvinken
• 7. Laat de burger aanvinken wat wél van toepassing is
• 8. Zorg dat de antwoordcategorieën goed van elkaar te onderscheiden zijn
• 9. Geef duidelijke invulinstructies

Wanneer

Als het aantal antwoordcategorieën klein is, er meerdere keuzes gemaakt mogen worden en de antwoordopties nodig zijn om de vraag te interpreteren.

Achtergrond

Gesloten vragen zijn geschikt om classificaties vast te leggen en zijn makkelijk in te vullen (Vinten, 1995, p. 29). Uit onderzoek blijkt dat het selecteren of aankruisen van hokjes sneller gaat en tot minder fouten leidt dan het uitvinken, onderstrepen of coderen. Ook blijkt dat het minder tijd en moeite kost om een oordeel te geven door adjectieven als ‘mooi’, ‘lelijk’, ‘aantrekkelijk etc. aan te kruisen dan door ja/nee-vragen te beantwoorden (Wright, 1980). De antwoordopties bij checkboxen zijn onafhankelijk van elkaar. Dit betekent dat men keuzes kan selecteren en later nog keuzes kan toevoegen of verwijderen (Couper, 2008). Volgens Fichter (2003) werkt dit vraagtype het beste met een korte lijst met antwoordopties, bijvoorbeeld vijf tot zeven opties (p. 61). De volgorde waarin de antwoordopties worden gepresenteerd kan invloed hebben op de antwoorden van invullers. Er is aangetoond dat bij opinievragen de antwoordoptie die visueel de middelste is, ook conceptueel wordt gezien als het middelpunt – en dus als het gemiddelde antwoord (Tourangeau, Couper & Conrad, 2004). Daarnaast blijkt dat de eerste antwoordopties eerder worden gekozen (Krosnick & Alwin, 1987; Christian & Dillman, 2004). Volgens Krosnick & Alwin (1987) komt dit doordat de antwoordopties die als eerste worden gezien aan een dieper cognitief proces worden onderworpen. Couper e.a. (2004) ontdekten dat dit zogenoemde ‘primacy effect’ niet alleen voorkomt bij papieren vragenlijsten, maar ook bij online varianten. Meer voorbeelden: In plaats van een vraagtype met selectielijst kan ook gekozen worden voor:  Radiobuttons  Selectielijsten

Literatuur

Probleem

Burgers kunnen bij een gesloten vraag met radiobuttons het gewenste antwoord niet selecteren.

Oplossing

Als het aantal antwoordcategorieën klein is, er slechts één keuze gemaakt mag worden en de antwoordopties nodig zijn om de vraag te interpreteren.

• i 1. Kies antwoordopties die de invuller verwacht
• 2. Zet de opties in een logische volgorde
• 3. Zorg dat de opties elkaar niet overlappen
• 4. Voeg de optie ‘overig’ of ‘niet van toepassing toe’
• 5. Laat de burger selecteren wat wél van toepassing is
• 6. Zorg dat de antwoordcategorieën goed van elkaar te onderscheiden zijn
• 7. Geef duidelijke invulinstructies

Wanneer

Als het aantal antwoordcategorieën klein is, er slechts één keuze gemaakt mag worden en de antwoordopties nodig zijn om de vraag te interpreteren

Achtergrond

Gesloten vragen zijn geschikt om classificaties vast te leggen en zijn makkelijk in te vullen (Vinten, 1995, p. 29). Uit onderzoek blijkt dat het selecteren of aankruisen van hokjes sneller gaat en tot minder fouten leidt dan het uitvinken, onderstrepen of coderen (Wright, 1980). De volgorde waarin de antwoordopties worden gepresenteerd kan invloed hebben op de antwoorden van invullers. Er is aangetoond dat bij opinievragen de antwoordoptie die visueel de middelste is, ook conceptueel wordt gezien als het middelpunt – en dus als het gemiddelde antwoord (Tourangeau, Couper & Conrad, 2004). Daarnaast blijkt dat de eerste antwoordopties eerder worden gekozen (Krosnick & Alwin, 1987; Christian & Dillman, 2004). Volgens Krosnick & Alwin (1987) komt dit doordat de antwoordopties die als eerste worden gezien aan een dieper cognitief proces worden onderworpen. Couper e.a. (2004) ontdekten dat dit zogenoemde ‘primacy effect’ niet alleen voorkomt bij papieren vragenlijsten, maar ook bij online varianten. Een voordeel van radiobuttons is dat invullers gedwongen worden een antwoord te geven (Couper, 2008). Daarnaast blijkt uit onderzoek dat radiobuttons minder vaak worden overgeslagen dan open vragen (Couper, Traugott & Lamias, 2001, p. 247), sneller in te vullen zijn dan tekstvelden en selectielijsten en geen aangepaste software vereisen (Couper, 2008). Wel blijkt uit onderzoek ook een nadeel: radiobuttons moedigen invullers aan tot het herhaaldelijk selecteren van hetzelfde antwoord (Couper, 2008). Heerwegh & Loosveldt (2001) adviseren om de vragenlijst niet te beperken tot één vraagtype, maar bijvoorbeeld radiobuttons met selectielijsten af te wisselen. Op die manier wordt het invullen van de vragen een minder eentonige taak (p.7). Meer voorbeelden: In plaats van een vraagtype met selectielijst kan ook gekozen worden voor:  Checkboxen  Selectielijsten

Literatuur

Probleem

Burgers kunnen het gewenste antwoord niet selecteren in een selectielijst.

Oplossing

Presenteer selectielijsten op de juiste manier. Bij dit vraagtype – ook wel ‘drop down list’ genoemd – wordt een lijst aan antwoordopties uitgeklapt als de invuller op het invulveld klikt. De invuller kan dan door middel van scrollen het juiste antwoord opzoeken in de lijst. Dit vraagtype verschilt daarmee van vragen met radiobuttons en checkboxen, waarbij alle antwoordopties vanaf het begin zichtbaar zijn.

• 1. Kies antwoordopties die de invuller verwacht
• 2. Zet de opties in een logische volgorde
• 3. Zorg dat de opties elkaar niet overlappen
• 4. Voeg de optie ‘overig’ of ‘niet van toepassing toe’
• 5. Laat de burger selecteren wat wél van toepassing is
• 6. Zorg dat de antwoordcategorieën goed van elkaar te onderscheiden zijn
• 7. Plaats een invulinstructie zichtbaar bovenaan in de selectielijst
• 8. Zorg dat de antwoordopties pas zichtbaar worden als de burger gaat scrollen
• 9. Zet in plaats van een eerste antwoordoptie een tekst als ‘klik hier’ in het invulveld

Wanneer

Als het aantal antwoordcategorieën groot is en er één keuze gemaakt mag worden

Achtergrond

Gesloten vragen zijn geschikt om classificaties vast te leggen en zijn makkelijk in te vullen (Vinten, 1995, p. 29). De volgorde waarin de antwoordopties worden gepresenteerd kan invloed hebben op de antwoorden van invullers. Er is aangetoond dat bij opinievragen de antwoordoptie die visueel de middelste is, ook conceptueel wordt gezien als het middelpunt – en dus als het gemiddelde antwoord (Tourangeau, Couper & Conrad, 2004). Daarnaast blijkt dat de eerste antwoordopties eerder worden gekozen (Krosnick & Alwin, 1987; Christian & Dillman, 2004). Volgens Krosnick & Alwin (1987) komt dit doordat de antwoordopties die als eerste worden gezien aan een dieper cognitief proces worden onderworpen. Couper e.a. (2004) ontdekten dat dit zogenoemde ‘primacy effect’ niet alleen voorkomt bij papieren vragenlijsten, maar ook bij online varianten. Hun experiment toonde aan dat als een deel van de antwoordopties in de selectielijst al zichtbaar is voordat de invuller gaat scrollen, de kans groter is dat deze eerste antwoordopties worden gekozen dan antwoorden die verder naar onder staan. Om dit effect deels tegen te gaan, kan bij opinievragen beter worden gekozen voor een selectielijst waar alle antwoorden pas zichtbaar worden als de invuller gaat scrollen (Couper e.a., 2004, p. 125). In het invulveld kan dan een invulinstructie (‘klik hier’) als zichtbare tekst worden geplaatst (Dillman, 2000, p. 393). Verschillende onderzoekers en specialisten raden het gebruik van selectielijsten geheel af (Couper, 2008; Heerwegh & Loosveldt, 2002, p. 7; Dillman, 2000, p. 393). Selectielijsten kosten invullers extra moeite en tijd, omdat ze naast het lezen van de antwoordopties ook moet klikken en scrollen voordat ze kunnen antwoorden (Couper e.a., 2004, p. 113). Toch zijn er ook voordelen aan het gebruik van selectielijsten: ze nemen weinig ruimte in beslag en hebben een korte downloadtijd (Dillman, 2000, p. 393; Heerwegh & Loosveldt, p. 7). Volgens Couper e.a. (2004) is dit vraagtype met name geschikt voor vragen over bekende gegevens, zoals land van herkomst, waarbij de invuller een lange lijst van antwoordopties moet doorzoeken (p. 125). Meer voorbeelden: In plaats van een vraagtype met selectielijst kan ook gekozen worden voor:  Checkboxen  Radiobuttons

Literatuur