Verklarende toelichting
Probleem
Burgers kennen de betekenis van woorden of de manier waarop ze gebruikt worden niet.
Oplossing
Is het onvermijdelijk om moeilijke woorden in het formulier op te nemen, geef dan een verklarende toelichting hierbij.
- 1. Geef algemene toelichtingen in de aanbiedingsbrief of de algemene informatie aan het begin van het formulier
- 2. Zet korte, specifieke toelichtingen direct bij de vragen waar de informatie relevant is
- 3. Onderscheid de verklarende toelichting van de rest van de tekst met behulp van lettertype, kleurgebruik of typografische opmaak
- 4. Neemt de toelichting veel ruimte in beslag, zet deze dan in een aparte bijlage of brochure
- 5. Staat de toelichting apart, plaats dan bij de vraag een duidelijke, specifieke verwijzing naar de toelichting
- 6. Zet de toelichting nooit op de achterkant van het formulier
- 7. Kies een instructieve aanpak
- 8. Neem het perspectief van de invuller – en zijn handelingen en beslissingen – als uitgangspunt:
- a) Geef in plaats van definities aanwijzingen over het antwoord dat van de burger wordt verwacht
- b) Gebruik korte, actieve en bevestigende zinnen om begrippen toe te lichten
- c) Gebruik in formuleringen de u-vorm en gebiedende wijs
- d) Maak eventueel gebruik van schema’s en tabellen
- 9. Wijs op verschillen met andere regelingen
- 10. In plaats van de term toe te lichten is het soms mogelijk te verwijzen naar benodigde documenten
Wanneer
Bij de opstelling van regelingen wordt vaak niet nagedacht over de externe communicatie en uitleg van specifieke begrippen, wat bij een formulier wel noodzakelijk is. Het beste kunnen moeilijke woorden worden vermeden (zie hiervoor ook de onderwerpen duidelijke vragen en bekende woorden), maar soms is dit niet mogelijk. Een verklarende toelichting is noodzakelijk als sprake is van ingewikkelde zinnen en termen waar geen andere woorden voor bestaan, of waarbij synoniemen juridische grondslag missen.
Achtergrond
Een verklarende toelichting is noodzakelijk als het gaat om termen waar geen gewone, bekende woorden voor bestaan, als een omschrijving van het begrip leidt tot lange en ingewikkelde zinnen of als het niet toegestaan is om een ander woord te gebruiken omdat die een juridische grondslag mist (Jansen e.a. 1989, p. 95). De toelichting heeft tot doel de invuller te helpen bij zijn taak door middel van aanwijzingen. Het volstaat dus niet om de invuller te informeren door een regeling uit te leggen of de definitie van een bepaalde term te geven (Steehouder & Jansen, 1989, p. 137). Vaak wordt de toelichting niet gelezen, omdat invullers geen interesse hebben in de achterliggende regeling of omdat de relevante informatie moeilijk vindbaar is (Steehouder & Jansen, 1989, p. 130 en 131). De plaats van de toelichtingen speelt een belangrijke rol bij de vindbaarheid, en daarmee de mate waarin de toelichting gelezen wordt. Is de toelichting te lang om direct bij de vragen te plaatsen, dan moet volgens Steehouder en Jansen (1989) bij de vraag een duidelijke verwijzing naar de toelichting staan. Een verwijzing naar een specifiek paginanummer of paragraaf is veel efficiënter dan een simpele opmerking als ‘zie toelichting’ (Steehouder & Jansen, 1989, p. 135). Verder is het van belang dat de invuller de toelichting kan lezen terwijl hij de vragen beantwoordt. Veelvuldig bladeren, of pagina’s omdraaien om de achterkant te lezen, moet worden voorkomen (Dillman, 2000, p. 120; Steehouder & Jansen, 1989, p. 133). Bij online formulieren kan de verklarende uitleg het beste direct bij de vraag staan, en niet in een apart kader of verborgen achter een icoontje (Lentz, Jochmann & de Jong, 2006, p. 42).