Benodigde documenten
Probleem
Burgers hebben de informatie waarnaar gevraagd wordt niet direct bij de hand, en weten niet waar ze de informatie kunnen vinden.
Oplossing
Verwijs burgers duidelijk naar de bron waar de gegevens kunnen worden opgezocht.
- 1. Vraag alleen gegevens die de invuller redelijkerwijs kan verstrekken
- 2. Geef een opsomming van de benodigde documenten aan het begin van het formulier
- 3. Voeg een gebruiksaanwijzing toe als het gaat om een formulier waarbij sommige doelgroepen niet alle documenten nodig hebben
- 4. Verwijs naar de plek waar de informatie gevonden kan worden, bij voorkeur de meest toegankelijke bron
Wanneer
Als in een formulier wordt gevraagd naar gegevens die burgers moeten overnemen uit andere documenten of opvragen bij andere instanties.
Achtergrond
De burger heeft meestal niet alle gegevens die hij moet invullen paraat. Als de invuller veel moeite moet doen om de benodigde gegevens te vinden, is de kans groot dat hij fouten maakt (Jansen e.a., 1989, p. 45). Een verwijzing naar de bron waar de informatie gevonden kan worden, bespaart de invuller veel tijd en moeite. Daarnaast is het dan voor de invuller direct duidelijk welke antwoordstrategie van toepassing is. Volgens Jarrett en Gaffney (2008) zijn er vier verschillende antwoordstrategieën: antwoorden die in ons hoofd zitten, antwoorden die opgezocht moeten worden, antwoorden die we aan derden moeten vragen en antwoorden die ter plekke gecreëerd worden (p. 57). Er treden problemen op als de invuller een andere antwoordstrategie kiest dan bedoeld. Daarom is het belangrijk de invuller te helpen bij het selecteren van de juiste strategie (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 80). Met name wanneer veel antwoorden moeten worden opgezocht of gevraagd aan derden, is het nuttig om dit al aan het begin van het formulier te vermelden (Jarrett & Gaffney, 2008; Jansen, e.a., 1989). Invullers weten dan waar ze aan toe zijn en komen niet voor verrassingen te staan tijdens het invullen.