Noodzakelijke informatievraag
Probleem
Burgers houden niet van overbodig werk.
Oplossing
Vraag alleen gegevens die echt noodzakelijk zijn om de regeling uit te voeren.
- 1. Onderzoek of de gegevens nodig zijn om de regeling uit te voeren
- 2. Onderzoek hoe de gegevens gebruikt zullen worden binnen de organisatie door alle stakeholders daarnaar te vragen. Iedereen die belang heeft bij het formulier of erbij betrokken is, is een stakeholder: de manager, degene die betaalt voor ontwikkeling van het formulier, afdelingen die de verzamelde gegevens gaan gebruiken, etc.
- 3. Stel een vragenprotocol op als het gaat om een ingewikkeld formulier waarbij veel partijen betrokken zijn
- 4. Onderzoek of de gegevens al bekend zijn
- 5. Vul bekende gegevens vooraf in
- 6. Stel geen vragen die niet direct noodzakelijk of relevant zijn
- 7. Geef een motiverende toelichting bij vragen waarvan de relevantie niet direct duidelijk is
- 8. Controleer bij wijzigingen in de regeling onmiddellijk of er ook wijzigingen in het formulier nodig zijn
Wanneer
Als formulieren erg lang zijn, er gevraagd wordt naar gegevens die al bekend zijn of ook op een andere manier te verkrijgen zijn, en als de regeling verandert waardoor bepaalde gegevens niet meer nodig zijn.
Achtergrond
Vaak worden in formulieren gegevens gevraagd die eigenlijk al bekend zijn (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 38; Jarrett, 2000, p. 4) of waar uiteindelijk niks mee wordt gedaan (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 35, Lüdenbach, 1984, p. 246). Ook komt het voor dat vergeten wordt om formulieren aan te passen wanneer veranderingen in de regeling ertoe leiden dat bepaalde gegevens niet meer nodig zijn (Jansen e.a., 1989, p. 42). Een onnodig lange vragenlijst heeft allerlei nadelen. Het kost invullers veel tijd en moeite om elke vraag te interpreteren, een antwoord te formuleren en dit in te vullen (Wroblewski, 2008, p. 32). Daarnaast vergroot een groot aantal vragen de kans op fouten (Jansen e.a., 1989, p. 42) en bezorgt het de organisatie overbodig werk in het verwerken van de gegevens (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 35). Het is daarom van belang elke vraag te onderwerpen aan een noodzakelijkheidstest: is het antwoord op de vraag echt nodig? En kan de informatie ook op een andere manier verkregen worden? (Wroblewski, 2008, p. 32). Jarrett en Gaffney (2008) raden aan om te achterhalen hoe de organisatie de gegevens van het formulier gaat gebruiken. Dit kan door alle stakeholders te vragen wat volgens hen het doel is van het formulier (vanuit het perspectief van de organisatie) en welke barrières zij zien voor het bereiken van dat doel (p.35). Gaat het om een ingewikkeld formulier waar veel partijen bij zijn betrokken, dan biedt een ‘vragenprotocol’ uitkomst. Dit protocol vermeldt per vraag welke afdeling/persoon het antwoord gaat gebruiken en waarvoor. Dit geeft een duidelijk overzicht van alle vragen die worden gesteld en wat het nut daarvan is (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 37).