Voorinvullen
Probleem
Burgers haken af als bij elk formulier opnieuw naar dezelfde gegevens wordt gevraagd.
Oplossing
Vul bekende gegevens vooraf in en laat deze door de burger controleren.
- 1. Vul bekende gegevens vooraf in
- 2. Vraag burgers nadrukkelijk om de gegevens te controleren
- 3. Geef duidelijke correctie-instructies
- 4. Benadruk vooringevulde gegevens met een ander lettertype, kleurgebruik of typografische opmaak
Wanneer
Wanneer de overheidsorganisatie de mogelijkheid heeft de benodigde gegevens direct uit geautomatiseerde gegevensbestanden te halen. Dit is vaak het geval bij Naam-, Adres- en Woonplaatsgegevens
Achtergrond
Door het voorinvullen van gegevens hoeft de burger alleen nog eventuele wijzigingen op het formulier kenbaar te maken (Jansen e.a., 1989, p. 42). Dit scheelt de invuller veel tijd en moeite. Daarnaast vermindert het de kans op fouten. Als burgers zelf telkens opnieuw de gegevens invullen, variëren ze vaak enigszins in de manier waarop ze deze opschrijven. De mogelijkheid bestaat dan dat zij bij verwerking in de administratie niet worden herkend als dezelfde persoon. Dit wordt met voorinvullen vermeden (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 38). Een voordeel van het opnieuw vragen van gegevens die al bekend zijn, is volgens Jansen e.a. (1989) dat het soms goed is om extra controle uit te oefenen. Dit moet echter niet te vaak gedaan worden, aangezien burgers dan mogelijk uw administratie gaan wantrouwen. Of ze krijgen het gevoel dat de organisatie hen niet vertrouwt (Jansen, e.a., 1989, p. 42).