Zinsbouw en spelling
Probleem
Burgers vinden de vragen, instructies en toelichtingen onduidelijk doordat ze problemen hebben met de zinsbouw.
Oplossing
Zorg voor een correcte en heldere zinsbouw zonder taal- of interpunctiefouten.
- 1. Gebruik korte, bevestigende en actieve zinnen
- a) Maak zinnen niet te lang
- b) Schrijf bevestigend door negatieve woorden te vermijden
- c) Schrijf actieve zinnen door de tegenwoordige tijd te gebruiken en te schrijven in de werkwoordstijl in plaats van de naamwoordstijl
- 2. Gebruik de gebiedende wijs
- 3. Zorg dat instructies worden gegeven in dezelfde volgorde als waarin invullers de handelingen moeten uitvoeren
- 4. Laat het formulier controleren op spelfouten, congruentiefouten, tangconstructies, woordkettingen, verkeerde samentrekkingen, verwijsfouten en ontsporingen
- 5. Zorg voor correcte interpunctie
Wanneer
Dit is van toepassing op elk formulier.
Achtergrond
Uit onderzoek van Rose (1981, in Jansen & Steehouder, 1991, p. 33) blijkt dat problemen met formulieren vaak betrekking hebben op zinsbouw. Volgens Jansen en Steehouder (1989) hebben invullers moeite met het interpreteren van toelichtingen en instructies omdat ze niet over de benodigde taalvaardigheid en achtergrondkennis beschikken om dergelijke teksten te lezen (p. 155). Naast onbekende termen vormen lange, ingewikkelde zinnen en onduidelijk gestructureerde alinea’s problemen (p. 154). Volgens Gibson en Pearlmutter (1998) begrijpen lezers zinnen door de betekenis van individuele woorden te combineren. Hoe makkelijk lezers combinaties maken is van meerdere aspecten afhankelijk: ze moeten de betekenis van individuele woorden kennen en de grammaticale categorie herkennen. Ook moeten ze aan de plaats van de woorden kunnen zien welke delen van de zin bij elkaar horen. Tot slot moet de context zo duidelijk dat de zin niet voor meerdere interpretaties vatbaar is. Holland en Redish (1981) ontdekten dat met name onervaren formulierinvullers slechts focussen op de betekenis van vragen en uitleg op woord- en zinsniveau, en minder nadenken over de context en het achterliggende doel van de vraag (p. 23). Jansen e.a. (1989) wijzen er op dat stijlfouten als tangconstructies, verkeerde samentrekkingen en verkeerde verwijzingen de leesbaarheid te verminderen (p. 140, p. 154). Door een directe schrijfstijl met korte, bevestigende en actieve zinnen is het makkelijker voor invullers de strekking van de zin te begrijpen (Hartley, 2004, p. 929; Jarrett & Gaffney, 2008, p. 73; Jansen e.a., 1989, p. 138). Korte zinnen worden beter begrepen dan lange zinnen (Bagin, 1993; Wright & Barnard, 1975, p. 213). Dit betekent dat zinnen met meerdere bijzinnen vermeden moeten worden. Hartley (2004) adviseert zinnen te schrijven met hooguit twee bijzinnen (p. 929) en niet meer dan 30 woorden (p. 927). Onderzoek heeft ook aangetoond dat zinnen makkelijker te lezen, begrijpen en onthouden zijn als ze in actieve en positieve vorm zijn geformuleerd (Wright & Barnard, 1975, p. 214). Verder worden instructies beter begrepen als de volgorde van de uitleg overeenkomt met de temporele volgorde waarin de acties moeten worden afgehandeld (Wright & Barnard, 1975, p. 215). Ook slordigheden als typfouten en incorrecte spelling en interpunctie moeten worden vermeden. Uit onderzoek van Fogg e.a. (2000, 2001) blijkt dat kleine typfouten grote invloed kunnen hebben op de geloofwaardigheid. Meer voorbeelden: Raadpleeg de Schrijfwijzer van J. Renkema (2005) voor antwoorden op vragen over tekstkwaliteit, leesgemak, taalkwesties, spelling, leestekens en opmaak.