Achtergrond
Voor de overheid is het eenvoudiger om de burger het rekenwerk te laten doen. Begrijpelijk als je bedenkt dat de computersystemen heel wat rekenwerk moeten verrichten om de procedures goed uit te voeren. Maar het maken van berekeningen is niet voor iedereen eenvoudig.
Risico op rekenfouten
Als burgers informatie zelf berekenen, dus alvast voorbereiden voor verdere verwerking in de computers van de overheid, dan zijn daar risico’s aan verbonden. Onderzoek heeft uitgewezen dat bij het invullen van formulieren makkelijk rekenfouten worden gemaakt. Rekenen is niet eenvoudig. En heel wat burgers hebben moeite met het maken van berekeningen.
Formulierenangst
Burgers hebben moeite met het invullen van formulieren en ervaren het invullen als een belasting. Ze zijn bang om een fout te maken en in een proces verwikkeld te raken waar ze geen grip op hebben. Formulieren roepen bij invullers weerstand op. Berekeningen vergroten die weerstand.
Fouten herstellen
Rekenfouten leveren informatie op van slechte kwaliteit. Die informatie gaat de computersystemen in en wordt zo verwerkt. Later komt de verkeerde berekening boven drijven. Ontdekt men de fout snel, dan blijven problemen beperkt. Ontdekt men de fout te laat of niet, dan kruipt die dieper en dieper het proces in. Herstellen ervan kost veel extra tijd en onnodig geld.
Zelfstandig invullen
Het bedrijfsleven laat berekeningen in overheidsformulieren vaak over aan derden, bijvoorbeeld aan een commercieel bedrijf. Sommige burgers maken gebruik van vrijwillige hulpdiensten, zoals de ouderenbond, een vakbond of de Formulierenbrigade. En ook de overheid biedt burgers hulp aan. Ondanks de hulp moeten burgers overheidsformulieren zelfstandig kunnen invullen. Maar wat als uw formulier allerlei berekeningen bevat en niet iedereen van de doelgroep voldoende rekenvaardigheden bezit? Hoe kunt u berekeningen in formulieren voorkomen?
Rekenwerk voorkomen in papieren formulieren
Of het nu gaat om een hele rekensom of alleen om een uitkomst: u hebt een formulier met rekenwerk voor de burger. U wilt voorkomen dat de burger dat rekenwerk zelf moet doen. Daarom vraagt u in uw formulier niet naar een uitkomst, maar naar de losse onderdelen van een berekening. Uw organisatie stopt deze getallen in het computersysteem, dat vervolgens zelf het rekenwerk doet. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om apart naar alle onderdelen van een berekening te vragen. Bijvoorbeeld omdat de wetgeving dat niet toelaat, of omdat een efficiënte informatieverwerking niet meer mogelijk is. Maar wilt u een begrijpelijk formulier maken, probeer dan níet naar een uitkomst te vragen.
Een negatief getal
U komt er niet onderuit. U hebt een formulier met een berekening. Sterker nog: in de berekening komen negatieve getallen voor. Hoe gaan burgers met zulke getallen om? Heel verschillend. Sommigen plaatsen een minteken vóór een getal, anderen schrijven voluit het woord ‘min’ achter een getal. Soms vult iemand een nul in. Of iemand schrijft het getal op in een afwijkende kleur. Een negatief getal leidt makkelijk tot misverstanden. Moet u toch een berekening met negatieve getallen opnemen in uw formulier? Neem dan wél de berekening of een deel ervan op. Zo herkent u een fout sneller en herstelt u die gemakkelijker.
Geen rekenfouten met een digitaal formulier
Het rekenwerk in digitale formulieren is eenvoudiger. De computer kan tenslotte het werk voor de burger doen. Dan moet u wel een rekenmodule opnemen in uw digitale formulier. Laat computers het rekenwerk voor de burger doen. U voorkomt zo veel rekenfouten en achteraf extra werk om de fouten te herstellen.