Achtergrond
Nieuwe technieken kunnen het voor de burger gemakkelijker maken. Zo is het mogelijk om een formulier op maat samen te stellen. Geprinte formulieren met daarop persoonlijke informatie. Met digitale formulieren kan zelfs meer. Laat u eens inspireren door de voorbeelden uit het bedrijfsleven. Ook al is uw organisatie er nog niet aan toe, ze geven een goed beeld van wat u in de nabije toekomst kunt verwachten.
Heel wat informatie is voorhanden
De computersystemen van de overheid zijn in de loop der jaren gevuld met informatie. Veel van deze informatie is actueel. Als u informatie kunt hergebruiken, print dan antwoorden die bekend zijn op een formulier. Of zet antwoorden vooraf klaar in een digitaal formulier. Meld een burger zich online aan? Dan staan de antwoorden al in het formulier. Als de antwoorden niet (meer) kloppen, hoeft de burger deze slechts te corrigeren.
Stimuleer de burger
Voor de burger is het vooraf invullen van een formulier gemakkelijk. ‘En dat is mooi meegenomen’, denkt u. Maar een kleine waarschuwing is hier op zijn plaats. Een burger is (nog) niet gewend om met vooraf ingevulde formulieren te werken. En als u verwacht dat de burger de vooraf ingevulde antwoorden op juistheid zal controleren dan moeten we u teleurstellen. U zult de burger daartoe moeten stimuleren.
In Denemarken bijvoorbeeld stuurt de overheid al jaren een vooraf ingevulde aangifte naar haar burgers. Tot nu toe nemen veel burgers ondanks alle aanwijzingen ‘klakkeloos’ aan dat de informatie op hun formulier juist is. De Deense overheid past het formulier daarom aan. Zij zoekt naar een nog betere oplossing. Een oplossing die Deense burgers aanzet tot het nakijken van vooraf ingevulde informatie.
De organisatie is er nog niet aan toe
Soms kunt u een formulier niet vooraf invullen. Bijvoorbeeld omdat uw organisatie de juiste apparatuur niet voor handen heeft. Maar het is ook mogelijk dat de wet op de privacy vooraf invullen nog niet toelaat. Verbeter uw formulier wanneer dat kan. De burger en uw organisatie hebben er beiden voordeel bij.