Achtergrond
Als u voor een formulier kiest, hoe presenteert u het? Laat u het drukken of printen? Of is de burger beter af met een digitaal formulier? Hoe laat u het formulier verspreiden? Hoe krijgt de burger uw formulier in handen?
Het beste formulier is geen formulier
Heel wat mensen zien in formulieren een noodzakelijk kwaad. Voor hen is het beste formulier geen formulier. Helaas zal het aantal formulieren in de toekomst alleen maar groeien. We hebben het dan over digitale formulieren. Meer digitale communicatie betekent meer formulieren. Dat is echter geen excuus om een formulier te publiceren dat geen recht van bestaan (meer) heeft.
Hebben formulieren nog nut?
Neem de geboorteakte en het uittreksel uit het bevolkingsregister. Iedereen die wil trouwen moet bij een gemeente zo’n akte en uittreksel aanvragen en beide formulieren overleggen aan de gemeente. Natuurlijk vraagt u zich af: ‘Een gemeente bezit deze informatie toch al?’ Het antwoord luidt: ‘Ja, maar de informatie komt van twee computersystemen: de burgerlijke stand en de gemeentelijke basisadministratie.’
Binnenkort realiseert de overheid een koppeling tussen de twee systemen. Voor aanstaande echtparen is dit goed nieuws. Het opvragen van de akte en het uittreksel behoort dan tot de verleden tijd.
‘Heeft een formulier (nog) nut?’ Dat is de vraag die een formulierenmaker zich elke keer opnieuw stelt. Alleen zo blijft het aantal formulieren beperkt.
Het ligt niet altijd aan het formulier
Begrijpelijke formulieren maken betekent patronen doorbreken. Andere en nieuwe combinaties durven maken. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Bij een formulier hebben heel wat partijen een belang. Die belangen verschillen onderling. In de praktijk krijgt u de neuzen moeilijk één kant op. Maar als formulierenmaker mag u zich daar niet bij neerleggen. Blijf kijken naar de processen achter het formulier. Leg de vinger op de juiste plek, ook al doet dat soms zeer.
Soms is de informatie al voorhanden
Als u vragen aan veel burgers hebt dan ligt de oplossing voor de hand: een papieren of digitaal formulier. Maar gaat u eens na - veel antwoorden heeft de overheid al. Misschien zitten daar antwoorden bij waar u naar vraagt op uw formulier. Ga altijd even na of er antwoorden beschikbaar zijn. Dat is niet altijd eenvoudig, maar u bereikt zo daadwerkelijke lastenverlichting. Voor burgers, ondernemers én overheid.
Soms is een formulier minder geschikt
Inzicht in handelingen die burgers en overheid verrichten, brengt u op nieuwe ideeën. Een voorbeeld: een burger meldt telefonisch aan een gemeente de aanschaf van een hond. De burger krijgt de keuze tussen: per post een papieren formulier ontvangen of naar internet gaan. Gezien de aard van de melding kan de gemeente er ook voor kiezen de melding direct, dus telefonisch aan te nemen. De gemeente slaat zo twee vliegen in één klap. Als eerste een tijdsbesparing omdat het papieren formulier en de verwerking ervan vervallen. En als tweede: de gemeente krijgt gelegenheid de burger voor te lichten over hun website.
Soms is een melding per telefoon efficiënter dan een papieren formulier. Het bespaart de overheid en de burger tijd. En... de burger ontmoet een overheid die luistert.
Als u dan toch voor een formulier kiest
Kies pas voor een formulier als u de antwoorden op uw vragen op geen andere manier kunt verzamelen. Kijk vervolgens goed naar uw doelgroep. Heeft die alleen een formulier nodig? Is dat een papieren formulier of voldoet een digitale variant? Of moet u beiden aanbieden? Welke informatie heeft de doelgroep nog nodig? Zal de burger om toelichting vragen? Hoeveel uitleg zal hij nodig hebben? Weet de doelgroep af van het bestaan van het formulier? Zal de doelgroep zelf om het formulier vragen of heeft het een aankondiging nodig?
Breng het ‘proces’ van de burger in kaart: vóór het invullen, tijdens het invullen en achteraf. Zo maakt u zichtbaar wanneer een burger informatie van u nodig heeft om uw formulier te begrijpen.