Begrijpelijke Formulieren

Probleem

Burgers vinden het formulier niet betrouwbaar genoeg en zijn huiverig persoonlijke gegevens te verstrekken.

Oplossing

Zorg dat burgers de achterliggende overheidsorganisatie herkennen.

• 1. Hanteer de huisstijl van de organisatie
• 2. Bestaan er geen specifieke huisstijlregels voor formulieren, kijk dan naar de regels voor drukwerk in het algemeen of voor correspondente
• 3. Plaats het logo van de organisatie op het formulier
• 4. Geef contactinformatie duidelijk weer

Wanneer

Bij formulieren waarop burgers privacygevoelige informatie moeten invullen.

Achtergrond

Als het duidelijk is welke organisatie achter het formulier zit, kan dit invullers op hun gemak stellen (Jarrett & Gaffney, 2008, p. 144) en kan de bereidheid tot het zorgvuldig invullen van het formulier toenemen (Fogg e.a., 2000 & Fogg e.a., 2001). Onderzoek van Fogg e.a. (2000, p. 287; 2001, p. 67) toont aan dat de geloofwaardigheid van een website toeneemt als het voor gebruikers duidelijk is dat een concrete organisatie en echte mensen achter de website zitten. De herkenbaarheid van de organisatie kan worden bevorderd door bijvoorbeeld een fysiek contact- en bezoekadres te tonen of door foto’s van mensen uit de organisatie te plaatsen. Ook een consistente stijl draagt bij aan de herkenbaarheid. Het is van belang dat de stijl door het formulier heen consistent blijft. Daarnaast moet er naar worden gestreefd dat verschillende formulieren van dezelfde organisatie in eenzelfde, herkenbare stijl ontworpen worden (Fichter, 2003, p. 59, p. 61). Ook Jansen e.a. (1989, p. 160) wijzen erop dat het belangrijk is om formulieren te ontwerpen volgens de huisstijl van de organisatie. Hoewel niet altijd specifieke regels bestaan voor de stijl van formulieren, hebben organisaties meestal wel huisstijlregels voor drukwerk in het algemeen of voor correspondentie (Jansen e.a., 1989).

Literatuur