Achtergrond
Al is een formulier nog zo eenvoudig en klein, bij elk formulier hebben meer partijen een eigen belang. Twee partijen zijn altijd betrokken: u én de burger, of u én het bedrijfsleven. Maar meestal hebt u te maken met meer dan twee partijen. Het maken van een formulier is dan ook geen individuele actie, maar een groepsactiviteit.
Juristen willen een formulier dat waterdicht is. Programmeurs willen hun printers eenvoudig instellen en in korte tijd veel formulieren printen. Distributeurs willen formulieren snel en zonder veel kosten verspreiden. Stuurt de burger een formulier terug dan moeten zijn gegevens in hoog tempo worden verwerkt; de database in. Bovendien moeten veel formulieren voor jaren het archief in, enzovoort...
Formulieren maken is net als auto’s produceren
Een formulier is een instrument dat op maat gesneden informatie van de een naar de ander brengt, snel en zonder extra kosten. Het produceren van zo’n instrument is niet eenvoudig. Vergelijk de productie van een formulier met de productie van auto’s. Aan een lopende band monteren robots auto’s in elkaar. Verschillende leveranciers leveren hiervoor verschillende onderdelen aan. Dat kan omdat de autofabrikant en de leveranciers vooraf hun processen op elkaar hebben afgestemd. Ook zorgde de autofabrikant voor een auto-ontwerp dat paste bij zijn productieproces en bij de processen van de leveranciers. Alle partijen hadden hierbij hetzelfde doel voor ogen: bijdragen aan een optimaal eindproduct, namelijk auto’s.
Terug in het proces
Zo gaat het ook met formulieren. Een formulier gaat in productie en ondergaat allerlei bewerkingen. De een print informatie op het formulier, de ander stopt het in een envelop, en de volgende verstuurt het formulier. Na gebruik bij de burger, gaat het formulier echter weer terug het proces in. Want de informatie op het formulier wordt verwerkt in een computersysteem.
Het formulier is de boodschappenmand
Achter elke bewerking zit een apart proces. Alle processen samen vormen een keten. Het formulier zorgt ervoor dat de informatie in de keten van de één naar de ander gaat. Het formulier is de boodschappenmand waarin men de informatie verzamelt en doorgeeft. Maar dat kan alleen als de processen op elkaar zijn afgestemd en het formulier in de keten past.
De keten bij digitale formulieren
Ook digitale formulieren zijn onderdeel van een keten, hoewel deze keten niet altijd goed zichtbaar is. Soms is de keten kort en eenvoudig. Maar soms is die lang en ingewikkeld en bestaat de keten uit allerlei aan elkaar gekoppelde processen in verschillende computersystemen. Die systemen kunnen over meerdere afdelingen en zelfs over meerdere organisaties lopen.
Een voorbeeld: een formulier staat klaar op een server, de digitale opslag voor informatie. Een burger opent het formulier op zijn computer en beantwoordt de vragen. Als hij klaar is, gaan de antwoorden naar een computersysteem. Dat systeem gaat met de nieuwe informatie aan de slag.
Laat u alles vertellen over de processen
Of een keten simpel of ingewikkeld is hangt af van het doel, het gebruik, de aantallen, de beschikbare middelen en andere factoren. Het is van belang om die boven water te krijgen. Benader de mensen die u precies kunnen vertellen welke processen in de keten een rol spelen en hoe die processen werken. Zo brengt u de eisen in kaart en weet u waar uw formulier uiteindelijk aan moet voldoen.
Allemaal hetzelfde doel voor ogen
U maakt het formulier. De anderen uit de keten zijn verantwoordelijk voor hun eigen proces. Iedereen stelt zijn eigen doel vast en houdt daarbij rekening met het gemeenschappelijke doel. En dat is voor iedereen hetzelfde: een formulier maken dat de informatie in de hele keten verzamelt en doorgeeft. Dat doel bereikt u als uw formulier past bij de processen uit de keten. En daarmee dus ook bij de burger.