Achtergrond
Door diverse deskundigen samen te laten werken aan een formulier, ontstaat er een belangrijke toegevoegde waarde. Deskundigen uit uw eigen organisatie of daarbuiten voegen specifieke kennis en deskundigheid toe die u zelf niet voorhanden hebt. Bovendien is een buitenstaander eerder in staat om afstand te nemen van het formulier. Dat is iets wat u helpt bij het vinden van nieuwe oplossingen.
Het ideale team
Hoe groter het team, hoe meer deskundigheid. Maar een groot team leidt zelden tot een efficiënt maakproces. Een klein comité met wat minder deskundigheid komt sneller tot een simpel formulier dan een ‘Poolse landdag’ met de beste professionals. Kijk dus wie u echt nodig hebt. Kent u mensen met verschillende expertises in huis of mensen die gewend zijn om verschillende specialismen aan te sturen? Kies dan voor deze mensen. Maar let op! Kies niet alleen voor mensen in uw team met goede kwaliteiten. Zorg ook voor deelnemers met voldoende passie voor formulieren.
Een creatief team
De deelnemers van uw team moeten open staan voor andere, soms nieuwe oplossingen. U hebt mensen nodig die buiten de gebaande paden kunnen denken. Dat geldt voor alle teamleden. Iedereen moet creatief kunnen denken. Uiteraard binnen de randvoorwaarden.
Een evenwichtig team
Zorg voor een evenwichtige teamsamenstelling. Zorg voor mensen met deskundigheid en vaardigheden, voor mensen met draagvlak, voor mensen van binnen en van buiten de organisatie, voor mensen die leiding geven en uit kunnen voeren.
Bij wie moet u zijn voor de procedure?
Voor kennis over de procedure klopt u aan bij een jurist of fiscalist of een andere deskundige van de wet en regelgeving. Zo kan ook een informatieontwerper die de informatieanalyse doet voldoende kennis hebben van een procedure. Een jurist fungeert dan als vraagbaak op de achtergrond. Bij ingewikkelde procedures betrekt u meer informatieontwerpers. De een vertegenwoordigt de organisatie, de ander de burger.
De processen achter een formulier
De ene keer zijn de processen achter een formulier kort en helder. De andere keer enorm complex en onduidelijk. Is er in uw organisatie niemand verantwoordelijk voor de processen achter en rondom een formulier? Dan heeft dat aandacht nodig. Betrek bijvoorbeeld iemand erbij die de organisatie goed kent, overwicht heeft en oplossingsgericht denkt. In het vereenvoudigen van de processen liggen veel kansen voor begrijpelijke formulieren.
Communicatie voor het inzicht in doelgroep en gedrag
Veel organisaties hebben een eigen communicatieafdeling. De dagelijkse praktijk wijst uit dat communicatieafdelingen zich nog maar weinig aantrekken van formulieren. Dat is jammer. Zij hebben veel kennis over doelgroepen en over het gedrag van doelgroepen. Of zij weten hoe deze informatie te achterhalen. Maak een communicatiemanager medeverantwoordelijk voor de begrijpelijkheid van uw formulier. Betrek hem erbij en motiveer hem met u mee te denken over betere oplossingen.
Presentatie en tekst
Als u veel weet over de procedure kunt u beter niet zelf het formulier schrijven. Veel voorkennis lijkt een pre, maar is het niet. Laat teksten bij voorkeur over aan iemand met weinig kennis van de procedure en met veel ervaring in het schrijven voor formulieren. Daar wordt uw formulier begrijpelijker van. Hebt u een vaste schrijver in huis? Betrek hem bij het maken en het testen van uw formulier. Betrek er anders een externe schrijver bij. Dat geldt trouwens ook voor de vormgever en de interactieontwerper.
Productie en verwerking
Of het nu gaat om digitale formulieren of papieren, bij het maken van een formulier houdt u altijd rekening met de productie en de verwerking van het formulier. Soms is een intensieve samenwerking met de producent en de verwerkers gewenst. Bijvoorbeeld bij geheel nieuwe formulieren, of bij veranderende processen. Een andere keer zijn de eisen bekend en hoeven producenten en verwerkers slechts zijdelings betrokken te zijn. Maar ga nooit zonder hen aan de slag.
Onderzoek
Onderzoekers nemen meestal geen deel aan het team. Objectief onderzoek naar de begrijpelijkheid en naar het gebruiksgemak eist gepaste afstand tot het formulier en het maakproces. Onderzoekers haalt u meestal van buiten uw organisatie. Er zijn commerciële onderzoekbureaus die ervaring hebben met het testen van formulieren. Maar u kunt voor onderzoek ook terecht bij sommige universiteiten.
Soms is de rol van uw formulier te klein waardoor u geen budget voor onderzoek hebt. Zet dan zelf een onderzoekje op.