Achtergrond

29 juli 2009
Bij het maken van formulieren heeft iedere betrokken partij zo zijn eigen belangen. Daarom is het erg belangrijk dat één persoon het gemeenschappelijke doel bewaakt. In een team is dat de taak van de projectleider. Is er geen team en werkt u alleen aan het formulier? Dan hebt u ook te maken met meerdere partijen met verschillende belangen. Het is zaak de neuzen van alle betrokkenen dezelfde kant op te krijgen.

Formulieren raken de processen van de organisatie. Aanpassing van een formulier brengt meestal veranderingen voor verschillende afdelingen of medewerkers met zich mee. Dat kan weerstand oproepen.

Mensen zijn over het algemeen gehecht aan vaste patronen en werkwijzen. Veranderingen, ook al zijn het verbeteringen, worden niet automatisch omarmd. Daarom creëert u draagvlak voor uw plannen. Dat is noodzaak als u een formulier adequaat wilt aanpakken. 

Zorg dat alle betrokken partijen doordrongen zijn van het gemeenschappelijke doel dat wordt nagestreefd. Dat bereikt u door continu de zaken goed af te stemmen. Met alle partijen die participeren in het team, of – als u niet met een team werkt – met alle betrokkenen in uw organisatie.

Taken van een onafhankelijke projectleider

  • het team aansturen, zorgen dat alle expertises goed worden benut, onderling overleg plannen en voorzitten;
  • de planning van het maken van het formulier;
  • middelen verzorgen;
  • deeltaken coördineren en overzicht houden over het proces;
  • partijen binnen en soms ook buiten de organisatie op één lijn krijgen, ondanks soms tegenstrijdige belangen;
  • deelproducten en inhoudelijke aspecten onderling afstemmen;
  • de kwaliteit van het formulier afmeten aan de vraag of het begrijpelijk is voor de invuller en of die ermee uit de voeten kan;
  • algemene doelstellingen bewaken;
  • boven de partijen staan.

De vele kwaliteiten van een goede projectleider
Bij een formulier zijn vaak meerdere beslissers betrokken. Diverse belangen spelen een rol. Meestal allemaal terecht. U moet in staat zijn om de belangen te verenigen. Toch zal soms een belang moeten sneuvelen. Of een compromis worden gesloten. Dan zult u knopen moeten doorhakken in het belang van het gemeenschappelijke doel. Dat vraagt om ervaring en managementskwaliteiten.< /p>

U hebt ervaring met het ontwikkelen van begrijpelijke formulieren, en een gevoel voor begrijpelijke communicatie. Verder bent u bereid over grenzen heen te kijken en nieuwe paden te betreden.

Draagvlak – waarom en hoe?
De projectleider moet ondersteuning en goedkeuring verwerven voor de plannen rond het formulier. Wees tactisch. U confronteert mensen niet onverhoopt met beslissingen, maar zet uw ideeën bij hen ‘in de week’. Dat geeft mensen de mogelijkheid om mee te denken en om te wennen aan veranderingen. Veranderingen rond een formulier hebben nu eenmaal consequenties voor (de werkwijze van) vele partijen. Daarom introduceert u uw plannen zorgvuldig, u gaat het gesprek aan en gebruikt overtuigende argumenten.

Tips voor creëren van draagvlak

  • Betrek mensen uit uw organisatie bij de plannen. Organiseer bijvoorbeeld een brainstormbijeenkomst. Zo ontwikkelt u samen een plan.
  • Nodig vertegenwoordigers van de belangrijkste partijen uit om deel te nemen in het formulierenteam.
  • Leg de plannen neer bij betrokken partijen en vraag hen om feedback.
  • Praat met betrokkenen om af te tasten hoe ze tegen veranderingen rond het formulier aankijken.
  • Geef informatie: misschien kan het personeelsblad of het intranet aandacht besteden aan uw formulierenproject.
Handig om bij te houden in het dossier: 
De kwalificaties van de projectleider. Zo laat u zien dat deze voldoende ervaring heeft met het aansturen van een team voor begrijpelijke formulieren.