Achtergrond
Na een lange tijd van ontwikkelen is het zover. Het formulier gaat in productie. Soms is dat simpel: een papieren formuliertje rolt uit de printer, aan de balie of thuis bij de burger. Een andere keer ronken de persen, klaar om miljoenen formulieren te drukken en bijvoorbeeld te voorzien van allerlei barcodes. Daarna draaien printers dag en nacht door om tienduizenden formulieren per uur te voorzien van persoonlijke informatie.
Ondertussen staat de couverteerstraat in de startblokken om de formulieren te vouwen, automatisch in enveloppen te stoppen en een folder erbij in te pakken. Via de post komen de formulieren op de juiste plek terecht.
En het digitale formulier
Ook hier komen we uitersten tegen. Soms is een digitaal formulier niet meer dan een plaatje van een papieren formulier: een ‘portable document format’ (pdf). Zo’n pdf is te downloaden van internet waarbij internet alleen maar het distributiekanaal is. Het andere uiterste is een interactief persoonlijk loket, voorzien van formulieren op maat. Daar is dan heel wat (programmeer)werk aan vooraf gegaan. Uiteindelijk publiceert u met een druk op de knop de formulieren online en kan de burger erbij via zijn computer.
Op de tekentafel
Bij het maken van een formulier zit de productie pas aan het eind. Maar het maakt echt niet uit of u een papieren formulier maakt of een digitale, vooraf kiest u al een productiewijze. Achter elke wijze zitten hele werelden met een eigen problematiek. Bijvoorbeeld de ‘veredelde’ formulieren. Dat zijn papieren formulieren waarop allerlei bewerkingen plaatsvinden en die nog door verschillende productiestraten gaan. Voor het drukken, het printen, een unieke code, het aanbrengen van een lijmlaag en soms zelfs van een uniek pasje. Aan zulke formulieren stelt de productie extra eisen. Dus: laat die eisen de begrijpelijkheid niet aantasten. Zorg dat ze vooraf bij u bekend zijn zodat u daar op de tekentafel al rekening mee houdt.
Tegelijkertijd aan de slag
Bij een digitaal formulier houdt u rekening met de interactie van het formulier. Hoe intelligenter het formulier des te meer u moet weten van de mogelijkheden én onmogelijkheden. Voor welke programmeertaal kiest uw organisatie? Werkt het formulier op alle computers en communiceert het met andere computersystemen? Het formulier moet niet alleen communiceren met de computersystemen van uw eigen organisatie maar ook met die van burgers.
Is sprake van vooraf ingevulde antwoorden? Kan de burger het formulier tussentijds opslaan? Vullen burgers alles in één keer in? Maakt het formulier zelf berekeningen? Bij het maken van zulke formulieren zijn heel wat mensen tegelijkertijd in de weer. Die stellen eisen. Die zetten de begrijpelijkheid van het formulier onder druk. Het is niet makkelijk, maar zorg ervoor dat u de begrijpelijkheid van het formulier niet uit het oog verliest. Tenslotte is dat uw doel.
In handen van burgers
Bij elk formulier vraagt u zich af hoe de burger het uiteindelijk in handen krijgt. Per post, via internet of afhalen aan een loket. Dat moet vooraf. Wilt u de spreiding via internet laten verlopen? Ga dan vooraf na of uw doelgroep computers gebruikt en wat die computers kunnen. Verzendt u het formulier per post, dan komt er een adres op. Dat beïnvloedt de indeling van het formulier. Komt het formulier terug naar uw organisatie, stop er dan een retourenvelop bij. Daar hebt u een retouradres bij nodig, met een antwoordnummer.
Om irritaties en extra werk te voorkomen, gaat u na of u het formulier op de juiste en meest efficiënte manier verspreidt. Komt het formulier goed aan en kost dat de organisatie en de burger niet te veel moeite? Het komt wel eens voor dat burgers een formulier op internet moeten invullen om per post een ander formulier thuis toegestuurd te krijgen.
Wie krijgt het formulier in handen?
Natuurlijk weet u wat uw doelgroep kan en niet kan. Een burger heeft niets aan een digitaal formulier als hij niet de beschikking heeft over een computer. En ondernemers zitten niet te wachten op handmatig in te vullen formulieren als ze elke keer opnieuw flinke hoeveelheden informatie moeten leveren. Bovendien zijn er ook heel wat mensen die een beperking hebben. Zorg ook dat deze groep mensen uw formulier kunnen invullen en inleveren. Houd dus niet alleen rekening met de begrijpelijkheid maar ook met de toegankelijkheid van uw formulier. Kijk eens op www.drempelvrij.nl voor toegankelijke websites.