Achtergrond

29 juli 2009
Een onderzoek naar de sterke en zwakke punten van een formulier levert u veel informatie op over de begrijpelijkheid van dat formulier. Knelpunten pakt u aan, mogelijkheden om te verbeteren grijpt u aan.

Vanuit de analyse die u hebt gemaakt, stelt u een actielijst op. Uiteraard zijn deze gericht op het verbeteren van de begrijpelijkheid. Bij elke actie vraagt u zich af:

  • Verbetert de actie daadwerkelijk de begrijpelijkheid?
  • Maakt u optimaal gebruik van de kansen en sterkten?
  • Houdt u rekening met de bedreigingen en zwakten?
  • Is er voldoende deskundigheid in huis om het probleem op te lossen?
  • Past de mogelijke oplossing binnen uw organisatie?
  • Is de actie financieel haalbaar?

Een keuze maken
Soms kunt u niet alle knelpunten tegelijk aanpakken. U moet dan keuzes maken. Ken in zo’n situatie aan elk actie een prioriteit toe. Het ene knelpunt is nijpender dan het andere. Het ene is sneller opgelost dan het andere. Zet de benodigde acties in een prioriteitenschema. U scheidt zo de belangrijke zaken van de minder belangrijke en kiest overwogen uw acties.

Verbetert de begrijpelijkheid
Een begrijpelijk formulier: daar is het allemaal om te doen. Als de actie de begrijpelijkheid van het formulier verbetert dan krijgt deze actie een positieve beoordeling. Dus: een plus.

Een sterk of een zwak punt
De sterke punten op het gebied van begrijpelijkheid blijven behouden. Zwaktes worden door de actie weggenomen. U beoordeelt de actie met een plus.

Een kans of bedreiging
De actie benut kansen optimaal en houdt rekening met bedreigingen. U beoordeelt de actie met een plus.

Voldoende deskundigheid
Hebt u voldoende deskundigheid tot uw beschikking om de actie tot een goed eindresultaat te brengen? Bij voldoende deskundigheid beoordeelt u de actie met een plus. Anders met een min.

Past binnen de organisatie
Allerlei oplossingen zijn er te bedenken, maar als uw organisatie de oplossing niet kan waarmaken of de oplossing sluit niet aan bij de organisatie dan krijgt de actie een negatieve beoordeling.

Financieel haalbaar
En dan nog... Is er genoeg geld om de actie tot een goed einde te brengen?

Wist u dat: 
wat eerst een sterk punt was, later een zwakte kan zijn? Jarenlang was de overheid dienstverlenend als ze binnen een paar weken reageerde op een formulier. Gewend aan internet vinden burgers een paar weken wachten helemaal niet meer zo vanzelfsprekend.
Handig om bij te houden in het dossier: 
- De actiepunten die voortkomen uit de sterkte- en zwakteanalyse. Zo hebt u helder op een rijtje wat er moet gebeuren. - De manier waarop u de actiepunten bewaakt tijdens het maken van het formulier. - Argumenten om tijdens het ontwikkelen af te wijken van de actiepunten.