Achtergrond
Het moment waarop u het formulier gaat aanpassen, verschilt per situatie. Het ene formulier past u standaard jaarlijks aan. Bijvoorbeeld omdat de regelgeving dan wijzigt. Of simpelweg omdat u de jaartallen moet aanpassen. Een ander formulier gaat inhoudelijk jarenlang mee. Wat de reden voor aanpassing ook is, u grijpt hem aan om de sterkten en zwakten opnieuw in kaart te brengen. Nieuwe ronde, nieuwe kansen!
Van concept tot productie en verder
Het formulier is gedrukt en verspreid, of gepubliceerd op de website. Bij papieren formulieren houdt u de voorraad bij. Verloopt de verspreiding naar wens? Is het verbruik naar verwachting? Bij digitale formulieren controleert u regelmatig op de website of alles nog functioneert zoals het bedoeld is.
Toetsen, turven en plannen
Zoals de Engelsen zeggen: the proof of the pudding is in the eating. Nu het formulier écht in gebruik is, ontdekt u of het formulier voldoet. Wordt de vooraf opgestelde maatstaf gehaald? Nee? Dan stelt u vast op welke termijn het formulier wordt herzien.
Ook de reacties van burger weegt u mee bij het bepalen van uw planning.
Een groeiende lijst
Alle ervaringen met het formulier kunnen ideeën opleveren voor verbetering. Handig is het om een lijst aan te leggen. U houdt daarin alle gewenste veranderingen bij. Van de kleinste typefout tot het meest ingrijpende technisch voorstel. De meeste veranderingen kunt u niet meteen doorvoeren. Daarom bewaart u ze tot het moment dat het formulier opnieuw kan worden opgepakt.
Handig hulpmiddel
Het bijhouden van alle zaken die rond het formulier naar boven komen, is soms best lastig. Toch voorkomt u veel extra werk door een aantal zaken bij te houden. Dat gaat heel gemakkelijk met het ontwikkeldossier. Het geeft u een kant en klare structuur om ontwikkelingen rond het formulier eenvoudig bij te houden.
Zegt het voort
Bij het maken van het formulier hebt u met vele collega’s en partijen samengewerkt. Samen hebt u geprobeerd een begrijpelijk formulier te maken. U houdt de betrokkenheid in stand door alle partijen op de hoogte te houden van de praktijkervaringen met het formulier. Vertel ze de knelpunten, maar natuurlijk ook de successen! Ieder blijft vanuit zijn specialisme meedenken over de verdere verbetering. Uiteindelijk zijn het de burger en uw organisatie die daarvan profiteren.