‘Geef bewust aandacht aan het krachtenveld waarin het project zich bevindt. Dat vergroot de projectkwaliteit.’
Een project is een contract tussen opdrachtgever, projectleider en projectteam voor het leveren van een vooraf gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen. Dat klinkt glashelder. De praktijk is dat vaak niet. Elk project blijkt in de praktijk weerbarstig. Soms meer, soms minder. Waar zit ‘m dat nu in?
Meervoudig complex
Formulierenprojecten kenmerken zich vaak door een stevige complexiteit. De vele eisen waaraan een formulier moet voldoen, vragen om inbreng vanuit verschillende afdelingen en deskundigheidsgebieden. Al die kennis moet bij elkaar komen in het project.
Een formulierenproject heeft, overigens net als andere typen projecten, te maken met ‘contextuele complexiteit’. De omgeving waarin het project zich afspeelt, is niet begrensd door één bepaalde afdeling. Hoe duidelijk zijn de grenzen van het project? Wat hoort er wel en wat hoort er niet bij? Is er sprake van een veranderend speelveld?
Ieder formulierenproject kent ook een ‘sociale complexiteit’, door de diversiteit aan betrokkenen met verschillende belangen en contrasterende opvattingen.
Hoe om te gaan met complexiteit?
In formulierenprojecten werkt men veelal in een multidisciplinair team. Naast onder anderen proceseigenaren, beslissers, informatieanalysten, zijn er ook vakprofessionals nodig als tekstschrijvers, vormgevers, interactieontwerpers en bouwers voor een succesvol formulierenproject. Met elkaar hebben ze de benodigde kennis en ervaring om inhoudelijk tot een goed product te kunnen komen. Een multidisciplinair team helpt dus bij het omgaan met inhoudelijke complexiteit, maar helaas… het vergroot de ‘sociale complexiteit’.
Juist in projecten waarin specialisten samenwerken, ligt een te eenzijdige focus op inhoud op de loer. Het is de inhoud die de mensen drijft en het ‘gedoe’ er omheen is vooral hinderlijk. In milde vorm is het iets waarover je klaagt met gelijkgestemden. Maar projecten kunnen ook aan sociale complexiteit, lees machtsconflicten, belangentegenstellingen, … enzovoort ten onder gaan.
Ik wil dan ook een lans breken voor het meer bewust leiden van het proces in het project.
Inhoud én proces: een andere verdeling van tijd en aandacht
Waaraan besteden we als projectleider onze tijd? Waar gaat onze aandacht naar uit?
Traditioneel projectmanagement
Procesmanagement
Visievorming en (her)definiëren vraagstelling
10%
30%
Communicatie en aandacht voor het krachtenveld
-
30%
Uitvoering en implementatie
90%
30%
Afronden/afsluiten
-
10%
100%
100%
Naar: Tom Peters (1999), The project 50
In traditioneel projectmanagement ligt de focus op de uitvoering en implementatie. We willen snel van start en alle tijd benutten voor het direct werken aan de beoogde resultaten. Bij procesmanagement besteedt de projectleider zijn tijd meer evenwichtig over alle fasen in het project met meer aandacht voor de start en de afsluiting. En, last but not least, is er nadrukkelijk aandacht voor communicatie en het krachtenveld waarin het project zich bevindt.
Verdiep je in de belangen, posities en verwachtingen van betrokken partijen en personen. Daarnaast kijk je niet alleen naar de formele verhoudingen, maar ook naar de relationele verhoudingen tussen betrokkenen. Dan begrijp je beter wat er gebeurt en ‘hoe de hazen lopen’. Je kunt dan bewust interventies plegen die je dichter bij je doel brengen. Bijvoorbeeld inspelen op belangen en posities van andere betrokkenen, investeren in persoonlijke relaties, nieuwe verbindingen leggen tussen mensen, verwachtingen managen, resultaat herdefiniëren of opnieuw ‘contracteren’ of het team aanpassen.
Meer aandacht voor het proces dus. Geen wondermiddel, maar het helpt in ieder geval om veelvoorkomende projectproblemen te verminderen. Het stelt de projectleider in staat om eerder in het proces zicht op mogelijke problemen te hebben. En om er effectiever mee om te gaan. Dat komt de kwaliteit van projecten zeer ten goede.