Formulierenvoorziening VROM (NL)
Bij het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) bestond de behoefte aan een centrale formulierenvoorziening voor interne en externe, papieren en digitale formulieren. Op basis van onderzoek heeft VROM een lijst met functionele wensen opgesteld, waaraan een nieuwe applicatie zou moeten voldoen. Vervolgens heeft VROM vijf programma's getest en met verschillende partijen gesprekken gevoerd. Op de wensenlijst van VROM-medewerkers stond gebruiksvriendelijkheid bovenaan. De nieuwe applicatie moest ook het formulierontwikkelproces versnellen. Bovendien zocht VROM een opmaakprogramma, waarmee je met de afdelingen Communicatie en DTP snel en eenvoudig formulieren kunt maken. Gekozen is voor de Adobe Livecycle PDF formulierenvoorziening. Bij het alternatief, een HTML-formulierenserver, kun je vaak niet zonder professionele programmeurs. ICT-projecten nemen dan onnodig veel tijd in beslag. Met het nieuwe programma kunnen de formulierendeskundigen binnen VROM nu zelf in een paar uur een formulier maken. De nieuwe formulieren kunnen digitaal worden ingevuld waarbij bekende persoonsgegevens automatisch verschijnen, en kunnen daarnaast worden opgeslagen, geautoriseerd door een leidinggevende, verstuurd en verwerkt in de backoffice.
Ook na aanschaf van het nieuwe systeem, heb ik een gebruikersonderzoek onder werknemers ingesteld. Daarin heeft ook de begrijpelijkheid van formulieren een rol gespeeld. Ook bij VROM is het besef gegroeid dat taalgebruik en begrijpelijkheid belangrijke aspecten zijn van overheidscommunicatie. Bij het opstellen van formulieren hebben we daarom gebruik gemaakt van het Handboek formulieren redigeren, de voorloper van de handzame Formulierenwijzer. Eigenlijk is het boek gemaakt voor papieren formulieren maar VROM heeft het ook voor digitale formulieren gebruikt.