'Wie (helder) schrijft, die blijft!’
Woon je in Deventer en heb je een eigen huis? Dan is de toegankelijk geschreven toelichting over de bepaling van de WOZ-waarde bij de WOZ-beschikking je natuurlijk opgevallen! Toch? Het team belastingen liet deze schriftelijke toelichting namelijk herschrijven door een gespecialiseerd bureau. “Ondanks die externe hulp, was het nog steeds héél véél werk om dat varkentje te wassen”, vertelt fiscaal juridisch medewerker Natascha van der Peppel. Zij hield zich bij het team belastingen bezig met het vereenvoudigingsproject. “Soms denk ik wel eens dat wij wollig praten om het wollig praten. Ik ben er alleen nog niet precies achter waaróm we soms zo moeilijk doen.”
Cultuuromslag
Team belastingen liet alle brieven over de WOZ herschrijven. Vervolgens verzamelden Natascha en haar collega alle reacties en correcties op die herschreven brieven. En dat viel niet mee. Gesteggel over woorden als ‘gebouw’, ‘pand’ of ‘object’, is het nu ‘u heeft’ of ‘u hebt’ en schrijven we vanuit de ‘ik-vorm’ of in de ‘wij-vorm’? Iedereen heeft zo z’n mening. “Soms dacht ik: daar heb je weer een collega die komt vertellen waarom die simpele zin ‘juridisch’ niet kan of mag”, herinnert Natascha zich. “Het is echt een cultuuromslag. Het valt niet mee om sommige collega’s ervan te overtuigen dat we niet in de rechtbank zijn en dat de brief minder ‘juridisch’ mág zijn. Aan de andere kant: ik snap dat het moet kloppen, ook juridisch.” De toegankelijkere brieven en de mogelijkheid voor inwoners om eerst te bellen met hun vragen, moeten ervoor zorgen dat team belastingen minder bezwaarschriften binnenkrijgt op de WOZ-beschikking. Tot nu toe is dat aantal volgens Natascha al een stuk lager.
Dynamisch poces
“Dit hele project zorgt ervoor dat iedereen nu veel kritischer leest en schrijft”, merkt Natascha op. “Waar we vroeger wel eens automatisch teksten knipten en plakten, lézen we nu bewuster. Het hele team is ermee bezig. Ik heb leuke reacties van collega’s ontvangen op het interview in het personeelsblad. Ik merk dat andere teams nieuwsgierig zijn geworden en ook kritischer naar hun correspondentie kijken. Soms is het genoeg om iemand als het ware even te kietelen. Het artikel was een reminder om collega’s te stimuleren aan de slag te gaan met het herschrijven van correspondentie. Nu lopen collega’s spontaan binnen als ze een mailing willen versturen die nog niet herschreven is. Zo hebben we laatst samen met een ander team het agrarische inlichtingenformulier herschreven. Het is een doorlopend dynamisch proces!”
Klare taal
Naast de reminder heeft de teamleider belastingen ook iemand uitgenodigd om een workshop ‘Wie helder schrijft, die blijft’ te verzorgen. “We hebben een aantal veelgebruikte brieven onder de loep genomen. De reacties daarop waren erg leuk. Na de workshop hebben we zelfs een lijst met synoniemen voor ‘wollige woorden’ samengesteld. Daar wordt regelmatig gebruik van gemaakt.”
Wat Natascha betreft worden alle brieven die de gemeente verstuurt ‘aangepakt’. “Want het is natuurlijk raar wanneer burgers over het ene onderwerp een heel toegankelijke brief krijgen en over het andere een ambtelijke tekst. Daarom vind ik het goed dat we gemeentebreed met ‘klare taal’ aan de slag gaan.” Heeft Natascha de gouden tip? “Iedereen mag natuurlijk iets vinden van zo’n ‘nieuwe’ tekst, maar het is wel handig om vooraf te bepalen wie uiteindelijk knopen doorhakt!”
Tips
• Check teksten eens op www.schrijfmaargewoon.nl.
• www.begrijpelijkeformulieren.nl biedt voorbeelden en ook filmpjes die u bewust maken van het belang van begrijpelijk communiceren.
• Op www.taalkrachtvoorgemeenten.nl vindt u informatie over wat er binnen gemeentes/provincies kan worden gedaan om laaggeletterdheid aan te pakken.