Tips uit Vlaanderen
“Wij verlangen dat de formulieren die we reviseren zo veel mogelijk in onze formulierensjabloon opgesteld zijn. We controleren of de formulieren voldoen aan de kwaliteitseisen en baseren ons daarvoor op het Evaluatie-instrument. Als een formulier absoluut niet voldoet, gaat het naar een externe formulierendeskundige, die het formulier screent op knelpunten. De formuliereigenaar verwerkt die opmerkingen. Wij werken dat formulier dan verder af, zodat het in aanmerking komt voor het kwaliteitslabel. Zodra dat het geval is, publiceert de formuliereigenaar het formulier op de website van zijn dienst of beleidsdomein en krijgen wij de link toegestuurd. Die link wordt op de formulierensite gepubliceerd met een kort tekstje over het gebruik van het formulier.”
Voordelen
“In elk geval zorgen we dat het formulier maar op één plaats rechtstreeks online staat. Op die manier vermijd je dat verschillende versies van het formulier circuleren. Door de toekenning van het kwaliteitslabel kunnen wij ook aan echte kwaliteitsbewaking doen: het formulier dat de burger in handen krijgt, is de versie waarover zowel de formuliereigenaar als de dienst Taaladvies 'tevreden' is. We helpen diensten ook om de formulierensjabloon die wij hebben aangeboden, aan te passen aan hun eigen huisstijl. Op die manier kunnen ze profiteren van de voordelen van onze sjabloon, maar kunnen ze er ook hun eigen (huisstijl)stempel op drukken.”
Niet-verplichte vragen
Kristien heeft ook nog een aantal bruikbare tips voor begrijpelijke formulieren: “Begin altijd met het analyseren van de regelgeving of de tekst die aan de basis van het formulier ligt. Je kunt namelijk geen eenvoudige formulieren maken als de procedures in regelgeving ingewikkeld blijven. In dat opzicht is er een grote kruisbestuiving tussen het formulierenproject en andere projecten rond administratieve vereenvoudiging. Begin ook altijd bij wat de invuller weet, niet met de volgorde die in de regelgeving of in de basistekst is opgenomen. Vraag je bij elk gegeven af of er ook iets mee gedaan wordt. Als bepaalde gegevens niet strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je het formulier opstelt , maar wel zeer nuttige informatie kunnen opleveren voor het beleid, of voor bepaalde statistieken, noteer die dan apart. Je kunt ze opnemen in een rubriek met niet-verplichte vragen: de invuller is dan vrij om die vragen al dan niet te beantwoorden.”
Gebruiksvriendelijk
Ook de lengte van het formulier speelt een rol. “Als je een lang formulier moet opstellen, zorg dan voor voldoende witruimte en deel je formulier goed in, zodat de lezer bepaalde ankerpunten heeft. Wij gebruiken daarvoor titelbalkjes die erg opvallen, en die het formulier zeer duidelijk indelen. Als je voor een organisatie werkt, houd dan zeker rekening met de huisstijl van je organisatie. En als je tijd en geld hebt, is het zeker nuttig om het formulier door een aantal mensen te laten invullen. Zo kom je erachter of het formulier nog knelpunten bevat die jij als inhoudelijk deskundige over het hoofd hebt gezien. Die groep 'invullers' hoeft niet groot te zijn: een paar mensen kunnen al zeer nuttige informatie doorgeven, waardoor je formulier zeker gebruiksvriendelijker zal worden.”