Begrijpelijke Formulieren

Afdelingshoofd Eddy Karrenbelt legt uit: “Wij scoren vooral goed op het punt klantgerichtheid. Dit jaar hebben we het een en ander bekeken en aangepast. Zo is kortgeleden een snelloket opgericht waar bijvoorbeeld de eenvoudige aanvraag van bijzondere bijstand binnen een week wordt afgerond. We richten ons echt op de klant. Zo streven we er ook naar onze klanten persoonlijk te bereiken, waardoor de klant zo min mogelijk formulieren hoeft in te vullen.”

Schrappen

Op het gebied van formulieren is bij de dienst heel wat in gang gezet de afgelopen jaren. “Zo is gewerkt aan bestandskoppelingen, waarbij de gegevens worden verzameld van alle minima in de stad. Het gaat hierbij om huishoudens met een inkomen tot 120% van het sociaal minimum. Dus ook niet-uitkeringsgerechtigden. Aan het eind van het jaar is van iedereen gecheckt of ze echt tot de doelgroep behoren. We leggen telefonisch of via een huisbezoek contact als nog niet van minimaregelingen gebruik wordt gemaakt. Dan is dus iedereen op de hoogte van de bestaande regelingen. En we proberen te voorkomen dat we op formulieren vragen wat we al weten. Door vragen te schrappen, worden de formulieren ook begrijpelijker.”

Weinig klachten

Kwaliteitsmedewerker Elise Moor maakt bij de sociale dienst formulieren voor verschillende doeleinden. “Het maken van formulieren is een voortdurend proces, dat is eigenlijk nooit klaar. Ik lees regelmatig de nieuwsbrief Begrijpelijke Formulieren. Met mijn ervaring en kennis opgedaan uit nieuwsbrief en van de website van BZK in het achterhoofd werk ik aan het optimaliseren van de formulieren. Daarbij gebruik ik ook de kennis die ik heb opgedaan met het herschrijven van de brieven en beschikkingen in klare taal.”

Stuwkracht

De dienst weet uit gesprekken met cliënten, dat minima behoefte hebben aan mondeling contact. Eddy Karrenbelt: ”Daarin proberen we te faciliteren door ze een vaste contactpersoon toe te wijzen. Dat geldt ook voor niet-bijstandsgerechtigden die wel gebruik maken van een minima-voorziening. Ook als een klant een afwijzing krijgt, nemen we persoonlijk contact op om uit te leggen waarom dat is. Ik zou andere sociale diensten dan ook adviseren altijd vanuit de klant te denken. En doe je mee aan een verkiezing? Kijk dan niet naar de uitslag, maar zie het als een goede graadmeter. Het leuke van meedoen vond ik dat iedereen trots is op dit resultaat. En dat geeft alle afdelingen stuwkracht om verder te gaan met verbeteringen.”