Rotterdamse webteksten en formulieren begrijpelijk

03 maart 2010
Gemeente Rotterdam
Publiekszaken Rotterdam heeft een project Begrijpelijk taalgebruik voor webteksten in het leven geroepen. “Omdat we zelf vonden dat deze slag een keer gemaakt moest worden. Maar ook omdat het burgerpanel deze aanbeveling heeft gedaan naar aanleiding van onderzoek naar begrijpelijkheid en actualiteit van de webteksten”, aldus Martine van der Plas, senior communicatieadviseur bij de gemeente. Ook de Rotterdamse School levert hieraan een bijdrage. Daarover vertelt Saskia van der Hoek.

De gemeentelijke producten- en dienstencatalogus wordt op taalgebruik, consistentie, actualiteit en gebruik van ‘keywords’ voor vindbaarheid in de zoekmachine doorgeplozen. Gemeentebreed kijkt de projectgroep begeleidende teksten en formulieren van 700 producten en diensten na. Daarnaast voegen ze ook diverse formulieren indien nodig of gewenst samen.

Servicenorm

Martine: “Alle contentmanagers en webredacteuren bij de Rotterdamse diensten (10) en deelgemeenten (13) werken mee aan deze eenmalige actie. We roepen ze ook op voortaan het beheer beter te managen, zodat we de actie volgend jaar niet nogmaals hoeven uit te voeren. De teksten worden door een extern bureau bekeken. Zij filteren de meest voorkomende taalzaken eruit. Dit kunnen we gebruiken voor de gemeentebrede taalwijzer die beschikbaar is op intranet en als leermodule van de Rotterdamse School.” In de servicenorm van de gemeente is bovendien opgenomen dat teksten actueel en begrijpelijk moeten zijn. Deze servicenorm wordt momenteel ook extra onder de aandacht gebracht.  

Rotterdamse School

Vijf jaar geleden bestond de gemeente Rotterdam uit zeventien verschillende afdelingen. Iedere afdeling had onder meer zijn eigen communicatiemedewerkers en ICT’ers. Om deze stafdiensten te centraliseren is de gemeenschappelijke Servicedienst opgericht. Onderdeel van de Servicedienst is het expertisecentrum voor leren en ontwikkelen: de Rotterdamse School. De Rotterdamse School verbindt het concern door kennis, kunde en inzicht te vergroten bij management en medewerkers.  Alle medewerkers van de gemeente Rotterdam kunnen scholing aanvragen bij de Rotterdamse School, zoals een cursus efficiënt lezen of begrijpelijk schrijven. Daarnaast adviseert de Rotterdamse School bij organisatieontwikkelingen en ontwikkelen bij concernbrede leerlijnen.  

Verbeteren 

Saskia van der Hoek, Junior Adviseur bij de Rotterdamse School: “Veel gemeenten hebben wel een opleidingscentrum, maar het is redelijk uniek hoe de Rotterdamse School dat heeft uitgebouwd. We bieden continu een open aanbod, waarop medewerkers zich kunnen inschrijven. Een voorbeeld is de basiscursus efficiënt lezen en schrijven. Tijdens deze cursus leert de ambtenaar zich in de lezer te verplaatsen en korte en bondige zinnen te schrijven. Vervolgens leggen ze hun tekst voor aan de cursusleider. Vaak kan nog veel verbeterd worden. Daar krijgen ze tijdens de cursus de kans voor.”

Vraaggestuurd

Volgens Saskia worden de opleidingen positief gewaardeerd. “We evalueren ook veel. We willen minimaal een 7,5 ontvangen voor een training. Voor maatwerkopleidingen willen we zelfs minimaal  een 8.” Een cursus Begrijpelijke formulieren staat bij de Rotterdamse School (nog) niet op het programma. Saskia: “Ons aanbod werkt gedeeltelijk vraaggestuurd. Als genoeg medewerkers aangeven dat formulieren maken een struikelblok is, kunnen we daar in de toekomst wellicht opleiding in aanbieden.”