Begrijpelijke Formulieren

Werkzaamheden

“In Rijswijk zijn we in september 2009 gestart met een ‘Rijswijk-schrijft-beter-traject’. Een traject waarbij zo’n 300 schrijvende ambtenaren getraind zijn om toegankelijker, minder ambtelijk, vriendelijker en liefst foutloos te schrijven. De training die door het Taalcentrum van de Vrije Universiteit (VU) van Amsterdam is verzorgd, loopt nu ten einde. De fase waarin we nu komen is vooral het borgen van wat we geleerd en afgesproken hebben met elkaar. We hebben de ambtenaren vooral gevraagd naar hoe zij vinden wat Rijswijkse schrijfwijze zou moeten zijn. Dat is de basis geweest voor onze schrijfwijzer. ”

Wat maakt jouw werk interessant?

“Nooit een saaie minuut, zal ik maar zeggen. Het is afwisselend en je ziet dat meer en meer het belang wordt gezien van goede communicatie; communicatie als smeerolie van je beleid en van je organisatie. Bovendien is goede communicatie mijn hobby en wat is mooier dan van je hobby je beroep maken?”

Hoe is het contact met formulierenmakers?

“Zelf ben ik geen formulierenmaker, maar ik heb regelmatig contact met de medewerkers die zich daar mee bezig houden. Ik tip onze formulierenmaker bijvoorbeeld regelmatig als ik iets tegenkom, waardoor zij haar werk nog beter kan doen, zoals onlangs de Formulierenwaaier. Ze volgen de ontwikkelingen maar maken geen deel uit van een samenwerkingsgroep op dit gebied. Dat komt, omdat Rijswijk in tegenstelling tot veel andere gemeenten niet veel met de VIND-catalogus (vraaggerichte interactieve dienstencatalogus) van de  VNG werkt. We gebruiken het wel als voorbeeld, maar passen aan op de Rijswijkse situatie.”

Waar voldoet volgens jou een goed formulier aan?

“Hiervoor geldt hetzelfde als bij een brief, e-mail of welke tekst dan ook: verplaats je in de lezer! Zorg voor een goede toelichting bij de vragen. En maak het overzichtelijk.”

Wat moet je nooit doen bij een formulier? 

“Ook dit geldt voor alles wat je schrijft en niet alleen voor formulieren: voorkom ingewikkelde zinnen en fouten. Bijvoorbeeld door korte zinnen te gebruiken en vooral veel te schrappen."

Heb je nog een gouden tip voor formulierenmakers?

“Vraag feedback aan de gebruikers; zij weten als geen ander of een formulier helder en begrijpelijk is.”