Formulierenmakers bouwen steeds meer ervaring op
“Vanaf de start van het formulierenproject (zie hiervoor het artikel in de juni nieuwsbrief) van de Vlaamse overheid heeft de dienst Wetsmatiging ons bij het project betrokken. Dat project had tot doel alle formulieren van de Vlaamse overheid op één centrale site te zetten. Nog voor de start van het project, hebben wij een formulierenleidraad opgesteld. Nu zorgt Taaladvies voor de toekenning van het kwaliteitslabel Eenvoudig formulier. Wij screenen de nieuwe formulieren voor ze op de formulierensite worden gepubliceerd. Daarnaast reviseren we ook de formulieren die nu al op de site staan, maar die nog niet aan alle kwaliteitsvereisten voldoen.”
Weerstand
De dienst Wetsmatiging heeft voorafgaand aan het project alle beleidsdomeinen (ministeries in Nederland) gevraagd hun formulieren te inventariseren en de meest representatieve formulieren voor revisie voor te leggen aan de dient Taaladvies. “We kregen helaas weinig respons en de reacties waren vaak uitgesproken negatief. Bovendien lag de kennis vaak bij één persoon. Als die persoon dan met pensioen ging of ander werk vond, was er niemand die zijn takenpakket kon overnemen. We hebben tegen heel wat weerstanden moeten vechten. Veel formuliereigenaren vonden dat we ons er niet mee moesten bemoeien. Ze kwamen naar een formulierenvergadering en lieten zich ontvallen dat ze met onze adviezen geen rekening zouden houden. Vooral het denken vanuit de invalshoek van de invuller bleek lastig bij te brengen.”
Bruikbare inventaris
Inmiddels gaat het beter. “De meeste formuliereigenaars hebben zelf al ervaring opgebouwd, waardoor de eerste versies van formulieren kwalitatief beter zijn en de contacten een stuk vlotter verlopen. Ze zien het belang van schrijven vanuit het standpunt van de lezer in. Ook is er nu voor elk beleidsdomein een formulierencoördinatoren aangesteld. Het coördineren van formulieren is officieel in hun takenpakket opgenomen. Ze moeten oude formulieren verwijderd en nieuwe formulieren toevoegen. Op die manier blijft de formulierensite een bruikbare inventaris van alle formulieren van de Vlaamse overheid. En als de coördinator vertrekt, geeft hij zijn know-how door aan een collega.”
*) Wetsmatiging is een dienst van de Vlaamse overheid die toezicht houdt op de administratieve lasten bij de Vlaamse overheidsdiensten.