Begrijpelijke Formulieren

Aan welk formulier werken jullie?

Jaap: “Aan het aanvraagformulier Evenementen. Bij de gemeente Achtkarspelen was dat voorheen een formulier waarmee we niet voldoende informatie kregen. Dat hebben we uitgebreid, maar nu blijkt het te lastig te zijn. Daarom hebben we tijdens de workshop besloten samen te werken aan een nieuw formulier. We liepen namelijk tegen dezelfde dingen aan.”
Gerda: “Ook wij merkten dat dit formulier vaak niet goed werd ingevuld. En je hoeft natuurlijk niet allebei het wiel opnieuw uit te vinden.”

Hoe verloopt de samenwerking?

Gerda: “Inmiddels zit ons eerste ‘officiële’ overleg erop. We hebben allebei vanuit onze gemeente verbeterpunten aangedragen. Die gaan we verwerken in ons formulier. Vervolgens mailen we elkaar onze versies en plannen we een vervolgoverleg om de uitkomsten te bespreken.”
Jaap: “Tot nu toe gaat dat erg soepel en beleven we er ook veel plezier aan. We kunnen onze gezamenlijke kennis uit de workshop toepassen in de praktijk.”

Wat maakt jullie werk interessant?

Gerda: “We hebben allebei ervaring met formulieren maken. Het is erg afwisselend. Het contact met de burgers vind ik ook een leuk aspect van mijn werk.” Jaap is het met Gerda eens. “Soms maak je plannen en komt er iets tussen, dat kan vervelend zijn, maar het maakt ook elke dag anders.”

Wat kenmerkt een goed formulier?

“Dat is een formulier waar je fluitend doorheen loopt”, zegt Jaap. Volgens Gerda zit het ‘m in de begrijpelijkheid: “Het formulier moet door iedereen makkelijk in te vullen zijn. Door een commerciële partij, maar ook door een medewerker van een buurtvereniging die er misschien iets minder ervaring mee heeft.”

Wat moet je nooit doen in een formulier?

Jaap: “Moeilijke taal gebruiken. Ik heb een cursus eenvoudig schrijven bij van ’t Loo van Eck gevolgd. Daar heb ik geleerd duidelijk te schrijven voor formulieren, maar ook voor brieven en andere communicatiemiddelen.” Gerda blijkt die cursus ook gevolgd te hebben: “Je leert je in te leven in de lezer, heel belangrijk.”

Hebben jullie nog tips andere formulierenmakers?

Jaap: “Workshops zijn echt verhelderend. Voorheen dacht ik niet na bij het maken van een formulier. Ik deed het gewoon.” “Een cursus opent je de ogen”, valt Gerda bij. “Je leert bijvoorbeeld vooraf een ‘persona’ of ijkpersoon te schetsen en je daarin in te leven. Je vraagt je onder meer af waar deze persoon moeite mee kan krijgen.” Volgens Jaap is het in het begin wel lachwekkend om zo’n persoon gedetailleerd te beschrijven. “Maar het werkt, dus dan ga je er al snel serieus mee aan de slag.”