Begrijpelijke Formulieren

Werkzaamheden 
“Ik houd me voornamelijk bezig met de vakinhoud van formulieren, niet zozeer met het technische gedeelte. We werken nu niet specifiek aan een formulier, maar aan het hele proces. Formulieren worden bij onze gemeente op verschillende manieren aangeboden: als pdf, als invulbaar Word-document of in een geheel digitale vorm die al dan niet met DigiD te ondertekenen is. We bekijken nu of het een verbetering is als dit uniform gebeurt. Daarnaast beraden we de optie een externe partij met formulierenkennis in te schakelen die wellicht het proces voor ons kan verbeteren.”

Wat maakt jouw werk interessant?
“Tijdens een workshop Begrijpelijke formulieren zijn mijn collega’s en ik erachter gekomen, dat formulieren maken een vak apart is. Het is onderdeel van mijn werk en dat van mijn collega’s, maar bij elkaar is het een fulltime baan. Ik heb contact met alle afdelingen en samen proberen we steeds weer de beste oplossing te vinden voor de burger, een erg interessant proces. Volgens mij kan het allemaal nog veel beter, dus daar werken we nu hard aan.”

Hoe is het contact met collega-formulierenmakers
"Ik werk veel samen met de andere contentmaganers en de coördinator van het digitale loket. Ook heb ik regelmatig contact met de ‘technische mensen’. Buiten de gemeente spreek ik veel met commerciële formulierenkenners. Zij gaven me ook de tip eens bij andere gemeentes te overleggen hoe zij de samenwerking met een extern bureau hebben ervaren. Vakinhoudelijk heb ik niet veel contact met collega’s buiten de gemeente. Daar mis ik helaas de tijd ook voor. Ik vind namelijk dat niet iedereen opnieuw het wiel uit hoeft te vinden en dat we moeten leren van andere gemeentes.”

Waar voldoet een goed formulier aan?
“Je moet als invuller logisch door het formulier geloodst worden. En een formulier moet gericht zijn op de doelgroep. Een bedrijf benader je anders dan een burger. Daar wordt bij onze gemeente helaas nog te weinig rekening mee gehouden. We schrijven formulieren te veel vanuit de zender.”

Wat moet je nooit doen bij een formulier?
"Jargon gebruiken! Ik haal ze er iedere keer weer uit. Dat komt natuurlijk voort uit die zendergerichte manier van communiceren. En houd in de gaten wat je vraagt. Soms willen we niets schrappen, omdat we bang zijn dat we iets missen. Maar als je een overload aan informatie vraagt, maak je het de burger weer lastig.”

Heb je nog een gouden tip?
“Of hij goud is weet ik niet, maar denk dus altijd vanuit de gebruiker. Daar gaan ook wij dit jaar nog aan werken. Bijvoorbeeld door eindgebruikers te betrekken bij de vervaardiging van een formulier.”