Begrijpelijke Formulieren

Aan welk formulier werk je op het moment?

“Eigenlijk is de hoofdmootin 2010 horeca Leiden. Door middel van een beslisboom kunnen horecaondernemers zien welke vergunningen ze moeten aanvragen. En dat kunnen ze dan ook direct online doen. Daarmee worden maar liefst zes tot zeven formulieren ondervangen.”

Wat maakt jouw werk interessant?

“Ik kom overal binnen de organisatie. De ene keer houd ik me bezig met de aanvraag van een parkeerkaart voor gehandicapten, dan buig ik me over vergunningen in de horeca. Ik sta als het ware overal tussenin, dat is heel afwisselend en geeft mij een beeld van hoe de hele organisatie in elkaar zit.” 

Hoe is je contact met collega-formulierenmakers?

“Ik maak de formulieren met twee collega’s, dus daar kan ik mee overleggen. Een van hen is een beleidsmedewerker die de communicatieve en technische kant voor z’n rekening neemt, de ander houdt zich voornamelijk bezig met het bouwen van formulieren. Ook daar zit ik weer tussenin. Bovendien maak ik deel uit van de werkgroep Begrijpelijke formulieren van het ministerie van BZK. Daarin bespreken we verschillende casussen.” (Noot van de redactie: deze werkgroep bestaat niet meer)

Wat vind jij een goed formulier?

“Bij definitie is een goed formulier er een, waarop je alleen relevante gegevens hoeft in te vullen, en die in het gebruik praktisch is. Een voorbeeld bij de gemeente Leiden  is het formulier voor het ophalen van grofvuil. Daar wordt echt veel gebruik van gemaakt. Mensen kunnen zelf een datum aangeven wanneer ze willen dat het vuil opgehaald wordt. Een simpel formulier waar ook echt behoefte aan is.” 

Wat moet je nooit doen in een formulier?

“Voor formulieren geldt natuurlijk een x-aantal regels. Kijk daarom met de hele afdeling naar een formulier, daar zit de kennis. Vraag je vooral ook af wat je nu eigenlijk doet met de gegevens die je vraagt. Vraag vooral niet naar irrelevante informatie.”

Heb je nog een goede tip?

“Maak waar mogelijk combinatieformulieren om het de klant zo makkelijk mogelijk te maken. Blijkt uit een digitaal formulier bijvoorbeeld dat iemand nog een document aan moet vragen, dan geef je de invuller de mogelijkheid ook dat document online te bestellen. Als je het doet, moet je het ook goed doen! Ook merk ik dat afdelingen soms terughoudend zijn in het doorvoeren van ‘mogelijke’ verbeteringen in formulieren. Ze gaan te vaak uit van de uitzondering die wel eens problemen zou kunnen geven en niet van de overgrote massa waarbij het wel goed gaat. Koudwatervrees. Soms moet je het dan gewoon doen om te merken dat het werkt!”