Begrijpelijke Formulieren

Wat vind je leuk aan het werken met formulieren? 

“Via oude formulieren kom je achter veel ‘fouten’. Tijdens het omzetten kun je zaken verbeteren die eerst omslachtig of onduidelijk waren. Bij ons wordt nu niet alleen de huisstijl goed ingevoerd, we verbeteren ook meteen het proces. Facilion heeft hier een goede bijdrage aan geleverd.”

Kun je iets meer vertellen over het formulierenproject bij het ministerie van Justitie? 

“Zoals ik al zei hebben we met een aantal formulieren direct een verbeterslag gemaakt. We hebben op het hoofdkantoor iedereen opgeroepen de oude formulieren aan te leveren en te bekijken welke nog moeten worden omgezet. Verder staat een aantal formulieren op het web die zijn omgezet. Via een projectgroep zijn de uitvoeringsinstanties buiten het Bestuursdepartement ook geïnformeerd en geholpen via onder meer Facilion. Het is nu praktisch afgerond.”

Waaruit bestond de samenwerking met Facilion?

“We hadden telefonisch, persoonlijk en via e-mail contact en dat is prima verlopen. Zij hebben veel meegedacht bij de verbetering van formulieren en oplossingen gezocht om sommige lange formulieren in te korten. ” 

Hebben jullie nog meer plannen met formulieren? 

“We willen zoveel mogelijk formulieren digitaal plaatsen.”

Heb je nog tips voor andere formulierenmakers? 

“Zorg voor een centrale plaats om formulieren te bewaren en probeer eenheid te krijgen door de opbouw logisch en min of meer eenduidig te maken. Raadpleeg een professional, want zelf zie je veel zaken over het hoofd. Zo stond op veel van onze formulieren niet bij wie/waar ze ingeleverd moeten worden. Dat is wel een vereiste. Bovendien staan er soms heel ouderwetse dingen op een formulier, omdat ze al lang in omloop zijn. Dat kun je checken tijdens zo’n grootschalig project. Ik wens iedereen die met formulieren aan de slag gaat veel succes.”

Reactie Facilion (Rob van den Berg) 

“Als huisstijlmanagementbureau hebben wij dagelijks te maken met het omzetten van communicatiemiddelen in nieuwe huisstijlen. Voor ons was het aanpassen van deze formulieren dus geen lastige klus. Het waren wel heel veel formulieren. De formulieren druppelden gelukkig een voor een bij ons binnen. De samenwerking verliep vlekkeloos. We hebben regelmatig contact gehad en met veel enthousiasme aan deze klus gewerkt. Dat mondde uit in het gewenste resultaat voor beide partijen.”