Begrijpelijke Formulieren

Werkzaamheden

“Onlangs heb ik samen met een collega het interactieontwerp gemaakt voor een online systeem:  EMCS ( Movement and Control System). Het systeem wordt gebruikt door ondernemers die accijnsgoederen (alcoholhoudende producten, minerale oliën, tabaksproducten) verzenden of ontvangen. Het systeem volgt het vervoer van deze goederen door elektronisch berichtenverkeer. We hebben het ontwikkeld op basis van eisen van de Europese Unie. Het was mijn taak de berichten (feitelijk zijn dit elektronische formulieren) te ontwerpen, zodat alle vereiste informatie correct en op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier wordt uitgevraagd. De totstandkoming van het definitieve ontwerp is een dynamisch proces, waarin allerlei disciplines (onder andere techniek, informatiearchitectuur, tekstredactie, interactieontwerp, gebruikerstesten) een eigen rol vervullen. Als interactieontwerper ben je vaak spilfiguur bij het afstemmen van alle disciplines om een optimaal ontwerp op te leveren.”

Wat maakt jouw werk interessant?

“In een directe dialoog met de klant en eindgebruiker tot een gedegen en gevalideerd ontwerp te komen, dat vind ik het leukst. Aan het visualiseren van de oplossing beleef ik altijd veel plezier. In mijn beleving is een goede visualisatie, bijvoorbeeld in de vorm van een prototype, noodzakelijk voor het creëren van focus en het scheppen van duidelijkheid. Zodra betrokkenen daadwerkelijk zien wat gemaakt gaat worden, lijkt er een knop om te gaan en raakt men enthousiast. Ik geniet elke keer weer van het moment, waarop ik een ontwerp tot leven wek en deze ‘klik’ zich voordoet.”

Hoe is het contact met collega-formulierenmakers?

“We vinden het binnen ons team belangrijk onze kennis over het ontwerpen van formulieren met elkaar te delen. We hebben hiervoor een speciaal formulierenoverleg, waarin we op gezette tijden overleggen.”

Waar voldoet volgens jou een goed formulier aan?

“Een goed formulier is begrijpelijk voor eindgebruikers, zodat ze vlot en op efficiënte wijze een formulier kunnen invullen. Ook laat een formulier een gebruiker nooit vastlopen; het biedt altijd duidelijke feedback als ‘de gebruiker iets verkeerd doet’. Bovendien levert een formulier de juiste informatie op voor de vragende instantie en is het toegankelijk, ongeacht de technische context van waaruit het formulier wordt benaderd.”

Wat moet je nooit doen bij een formulier?

“Verzuimen te testen. Stel op voorhand duidelijke testcriteria vast op basis waarvan je je ontwerp naderhand kunt toetsen. Neem voortdurend de proef op de som en test je formulier: meten is weten! Ga er nooit vanuit dat het wel goed zal zijn. Een test levert altijd waardevolle inzichten op. Plan op voorhand de momenten’, waarop je tijdens het ontwerptraject wilt testen. Begin met testen in een zo vroeg mogelijk stadium.”

Heb je nog een gouden tip voor formulierenmakers?

“Mijn tip is: probeer je ontwerp zoveel mogelijk te ‘prototypen’. Het maken van een prototype dwingt je alles goed te doordenken. Mijn ervaring is dat hoe concreter je bent, des te beter je kunt verhelderen wat er gemaakt moet worden. Een prototype is een perfect communicatiemiddel. Niet alleen richting de eindgebruiker maar ook voor het realisatieteam en de budgethouders.”