Formulieren voor de rijksoverheid
Eén standaardformulier voor alle ministeries is niet haalbaar. Ieder ministerie heeft een andere aanspreektoon en je kunt dat niet in een keer gelijktrekken door hetzelfde formulier te gebruiken. Bovendien zijn de regelingen overal anders en daarmee ook de uitgangspunten. Agnes: “Zie het als losse bedrijven. Voor tien losse bedrijven kun je ook geen standaardformulier maken.”
Voor de vormgeving staan de ingrediënten wel vast: het logo, de typografie, het kleurenpalet, stramien en soorten pagina’s. “Daarmee hebben we richtlijnen ontwikkeld voor alle verschillende inhouden van de verschillende departementen. Je kunt het zien als een alfabet, waarmee je vele talen kunt schrijven. De richtlijnen zijn geen wet, maar een handvat om zoveel mogelijk uniforme formulieren te ontwikkelen.”
Fotografie en leesbaarheid
“De rijkshuisstijl geldt voor alle communicatiemiddelen, dus ook voor formulieren. Toch bleek deze stijl op formulieren niet altijd direct toepasbaar. Zo mag je volgens de huisstijl de bovenste helft van een pagina gebruiken om een grote foto te plaatsen. Maar op een formulier komt op de rechter bovenhelft ook de naam van het formulier te staan. Het contrast van tekst op beeld moet zo goed mogelijk zijn. Voor fotografie zijn speciale richtlijnen, daarin wordt dit fenomeen ook benoemd.’
Mensentaal
Agnes vind de naam van een formulier erg belangrijk. “Denk daar goed over na. De Rijksoverheid is ‘bijzonder bedreven’ in het formuleren van lange namen voor formulieren. Daarom heb ik een ontwerp gemaakt dat geschikt is voor uniforme naamgeving van formulieren: een verdeling in categorieën. Bijvoorbeeld Aanvraag, Verzoek, Melding of Aangifte. Daaronder staat de specificatie met de inhoud van de categorie. En schrijf in gewone mensentaal! Want het enige doel dat je hebt met een formulier, is het juiste antwoord te krijgen.
Vraag je ook af wat je met het antwoord gaat doen. Ga je het echt gebruiken, of stel je de vraag alleen om een regeling volledig te behandelen. Met zulke ‘nutteloze vragen naar ongebruikte antwoorden’ bereik je eerder het tegenovergestelde, namelijk dat mensen het formulier half invullen of zelfs helemaal niet.”
Kritische kijk
Volgens Agnes moet je bij het aanpassen van één vraag, opnieuw kritisch naar het hele formulier kijken. “Misschien zijn andere vragen inmiddels wel overbodig geworden, of hebben die ook een aanpassing nodig. Wellicht dat de volgorde zelfs veranderd moet worden. Dat geldt ook voor digitale formulieren. De inhoudelijke problematiek is daar misschien zelfs kritischer, omdat je op een scherm nooit het overzicht hebt van het hele formulier, maar alleen van het scherm dat je invult. Bij formulieren gaat altijd om gegevensuitwisseling, op welk medium dan ook. Ik maak vooral papieren formulieren of pdf’s. Alles heeft weliswaar zijn eigen specifieke randvoorwaarden, maar ik kan me niet voorstellen dat ik op deze punten digitale formulieren anders zou moeten benaderen. Daarvoor heb ik te veel ervaring in het maken van begrijpelijke formulieren.”
Voorbeelden
Bent u benieuwd naar de richtlijnen voor de Rijkshuisstijl? Deze staan gepubliceerd op rijkshuisstijl.communicatieplein.nl. Daarin worden alle middelen geboden voor het ontwerpen van formulieren in de Rijksbrede huisstijl: typografische instructies, lay-outinstructies, stramien, toepassing van kleur en foto's. De richtlijnen worden afgesloten met een aantal 1:1 voorbeelden.