Formulieren maken voor collega’s
“Bij het maken van formulieren maak ik onderscheid tussen interne en externe formulieren. Op jaarbasis zijn dat er in totaal ongeveer tien. De interne formulieren zijn voor mijn collega’s in de ziekenhuisapotheek. Daar bestaat het personeel vooral uit farmaceutische medewerkers en apothekersassistenten. Zij maken onder meer gebruik van simpele formulieren voor het aftekenen van werkzaamheden. Externen voor wie ik formulieren maak zijn bijvoorbeeld verpleegkundigen. Voor hen maak ik bijvoorbeeld formulieren voor de vermissing van geneesmiddelen.”
Aanpassen
Over het algemeen worden de formulieren die Marga van Timmeren maakt direct in gebruik genomen. Wel vraagt ze haar collega’s met feedback te komen, op het moment dat iets in een formulier niet duidelijk is. “Ook heb ik regelmatig overleg met andere afdelingen, maar dat is voornamelijk inhoudelijk. We bespreken dan bijvoorbeeld wat er in een formulier komt te staan en niet zozeer hoe het eruit zou moeten komen te zien. De vormgeving doet ieder voor zich, een echte huisstijl hebben we niet. Wat dat betreft is een ziekenhuis toch een log orgaan. We hebben wel een aantal standaardformulieren, maar ik maak ze net zo lief zelf. Zo ingewikkeld zijn onze formulieren niet, want het gaat vaak om het melden van standaard werkzaamheden of de vermissing van een medicijn. De dagelijkse dingen dus. Alle nieuwe documenten sla ik op in het centrale documentbeheersysteem. Als ik veel opmerkingen over een formulier krijg, pak ik het erbij en pas ik hem aan.”
Puzzelen
“Formulieren maken hoort bij mijn werk en ik vind het niet vervelend om te doen. Er gaat alleen veel tijd in zitten. Maar dat heeft denk ik ook te maken met het feit dat ik niet veel ervaring heb. Ik moet bij elke vraag bedenken: ‘hoe pak ik het aan?’ Het is bovendien vaak even puzzelen, omdat ik het liefst alles op één A4-tje wil laten passen, veel plaats voor een toelichting heb je dan niet. In het ziekenhuis heb je toch te maken met medewerkers met verschillende opleidingsniveaus. Ik probeer daar altijd rekening mee te houden. Bijvoorbeeld door zo min mogelijk medische termen te gebruiken. De terminologie probeer ik ook altijd eenduidig te houden. Want als je steeds andere woorden voor hetzelfde gebruikt, raakt iedereen in de war.”
Middenweg
“Formulieren maak ik bijna altijd in Excel, daarin kan ik eenvoudig frames maken,” vertelt Marga van Timmeren. “Naslagwerken gebruik ik eigenlijk nooit. Maar ik kwam op de nieuwe website van Begrijpelijke Formulieren wel interessante informatie tegen. Daar zal ik zeker nog vaker een kijkje gaan nemen. Wat ik lastig vind aan formulieren, is dat het voor iedereen anders is. Wat de een begrijpelijk vindt, vindt de ander juist weer ingewikkeld, dat geldt ook voor mijn collega’s. Daar moet je een goede middenweg in weten te vinden.”