Checklist
Probleem
Burgers ervaren bij het invullen van formulieren problemen waar tijdens het ontwerpen geen rekening mee is gehouden.
Oplossing
Voorspel praktijkproblemen vooraf aan de hand van een goede checklist.
- 1. Ontwerp voor de organisatie een algemene checklist en vul deze per formulier met specifieke aandachtspunten aan
- 2. Controleer zorgvuldig of de checklist niet te oppervlakkig is en of alle belangrijke aspecten erin opgenomen zijn
- 3. Laat mensen uit de organisatie die niet direct betrokken zijn geweest bij het ontwerpen van het formulier de checklist invullen. Voorwaarde is dat zij: a) De regeling en procedure kennen b) Een goed oog voor redactie en vormgeving hebben
- 4. Analyseer de resultaten
- 5. Maak een lijst met verbetermogelijkheden
Wanneer
Als de overheidsorganisatie de problemen wil voorspellen die zich kunnen voordoen bij het invullen van het formulier.
Achtergrond
Een goede checklist beslaat vele aspecten die voor de kwaliteit van het formulier relevant zijn. Een checklist kan verschillende soorten controlepunten bevatten, zoals redactie, vormgeving, huisstijl, competentiekwesties, interne organisatieaspecten (Jansen e.a. 1989, p. 173). Vanwege de verscheidenheid aan mogelijkheden zal elke organisatie – en vaak zelfs elk formulier - een ander soort checklist nodig hebben, met verschillende aandachtspunten. Meer voorbeelden: Een algemene checklist voor redactionele aspecten van het formulier is te vinden in: - Formulierenwijzer. Handboek formulieren redigeren. Door Jansen, Steehouder, Edens, Mulder, Maat en Slot, 1989 (checklist voor redactionele aspecten van het formulier) Lees ook over andere pretestmethodes voor formulieren: Gebruikersonderzoek Expertanalyse Praktijkonderzoek Het opstellen en gebruiken van een checklist is simpel, snel en goedkoop (Jansen e.a., 1989, p. 173). Jansen e.a. (1989) wijzen er echter ook op dat een ingevulde checklist wel problemen kan blootleggen, maar niet automatisch ook oplossingen hiervoor geeft. Nadat aan de hand van de checklist verbeterpunten boven water zijn gekomen, moet dus ook nog worden nagedacht over de vraag hóe die punten verbeterd kunnen worden. Een ander risico van checklists is dat ze te oppervlakkig zijn om alle problemen te voorspellen (de Jong & Lentz, 2006; Welle Donker-Kuijer, de Jong & Lentz, 2010). Welle Donker-Kuijer, de Jong en Lentz (2010) bestudeerden verschillende checklists (genaamd ‘heuristieken’ in hun artikel) die dienden als leidraad voor ontwikkelaars van overheidssites. De meeste checklists bleken voornamelijk te focussen op het medium en de presentatiemogelijkheden daarbinnen, en minder op de inhoud. Daarnaast was het vaak onduidelijk waarop de heuristieken waren gebaseerd en waren de documenten waar ze in stonden niet altijd even gebruiksvriendelijk.