De functie bepalen
Probleem
Burgers weten niet waar het formulier voor dient.
Oplossing
Bepaal welke functie het formulier moet vervullen. Een formulier kan bijvoorbeeld dienen als aanvraagdocument, bezwaarschrift of voor een enquête.
- 1. Analyseer de regeling en procedure
- 2. Bepaal welke functie het formulier hierbinnen vervult, zowel vanuit het perspectief van de invuller als van de organisatie
- 3. Onderzoek of een formulier de juiste manier is om de gegevens te verkrijgen
- 4. Onderzoek of de gegevens al bekend zijn
- 5. Maak de functie duidelijk in de Titel, Algemene informatie en Aanbiedingsbrief
- 6. Houd bij het verduidelijken van de functie rekening met de doelgroepen van het formulier en hun (te verwachten) voorkennis en vaardigheden
Wanneer
Dit is op elk formulier van toepassing.
Achtergrond
Het (her)ontwikkelen van een formulier begint bij het bepalen van de functie die het formulier moet vervullen (Jansen e.a. 1989, p. 27). Het is belangrijk dat de functie direct duidelijk is voor de invuller (p. 28). Hierbij moet niet alleen rekening worden gehouden met het perspectief van de invuller, maar ook met de organisatiedoelen. Vanuit het perspectief van de organisatie kan een overheidsformulier volgens Jansen en Steehouder (2001, p.13) verschillende functies hebben: De wettelijke functie: het formulier als instrument voor de implementatie van wetten en regelingen De dataoverdracht functie: voor optimale verwerking van de data moet de overdracht tussen burgers en overheidsinstantie zo efficiënt mogelijk zijn. De pr-functie: verbeteren van de medewerking en creëren van draagvlak onder burgers door het invullen van formulieren extra te stimuleren en te vergemakkelijken. Daarnaast kan het formulier verschillende communicatieve functies hebben. Bijvoorbeeld vragen stellen over de situatie van de invuller, de burger de mogelijkheid geven een claim in te dienen, achtergrondinformatie geven over de achterliggende regelingen en procedures, en instrueren en motiveren om het formulier in te vullen (Jansen & Steehouder, 2001, p.14)